Följ dessa 6 steg för en effektiv affärsresa:
- Gör dina researrangemang i god tid i förväg
- Välj boende utifrån både pris och bekvämlighet
- Skapa en resplan
- Undersök din destination
- Kom ihåg din elektronik, dina tillbehör och dina resehandlingar
- Förbered dig för ditt möte
I dagens digitala värld kan vi kommunicera över olika tidszoner på ett ögonblick. Men när det gäller att göra en stor affär eller skapa en solid och långvarig affärsrelation är det inget som slår personlig kontakt.
Företagsresor är fortfarande viktiga, och det är lika viktigt att alla som gör en affärsresa förbereder sig noggrant. När du anländer till din destination avslappnad och väl förberedd, är du bättre rustad för att göra ett gott intryck och fokusera på syftet med ditt möte. Förberedelser gör att du kan fokusera på det som händer här och nu och se till att du håller dig på topp under det viktiga mötet. Om du vill finjustera hur du förbereder dig inför nästa utflykt, kan du följa de här viktiga tipsen för att bli en effektiv planerare av affärsresor.
Oavsett om det är ditt namn som står på resehandlingarna eller om du är reseledare, är det viktigt att planera affärsresor noggrant. Ditt första steg bör alltid vara att bekanta dig med ditt företags resepolicy. Du gör researrangemang för en affärsresa, inte planerar en personlig eller kortare semester, så det är viktigt att följa företagets policy.
Därefter är det dags att boka din resa. Det kan handla om att resa med flyg, tåg, hyrbil eller till och med båt. Tänk på resan från dörr till dörr, och väga restiderna mot kostnad och bekvämlighet. Visualisera de olika stegen på resan från A till B. Tänk på detaljer som hur lång tid det tar att förflytta sig mellan flygplats och järnvägsstation, hur lång tid det tar att fylla i pappersarbete hos biluthyrningsföretaget och om bagageförvaring kan vara användbart. Använd flera källor och olika jämförelsesajter och undersök vilka företag som erbjuder de bästa erbjudandena. Var återigen medveten om eventuella budgetrestriktioner i ditt företags resepolicy.
Glöm inte de små detaljerna. Har flygplanet Wi-Fi så att du kan arbeta på resande fot? Skulle du kunna resa en dag tidigare så att du kan komma till ditt första möte bättre utvilad och förberedd? Ju noggrannare du förbereder dig, desto säkrare och mer avslappnad kommer du att vara när du åker.
Välj ditt boende
Att förbereda affärsresor är förstås bara halva jobbet. Det är också viktigt att välja det bästa boendet för dina behov. Om du bara har en mötesplats att nå, se till att du bokar ett hotell som ligger i närheten - i stället för att låta dig påverkas av ett lyxigare alternativ som kanske ligger en stressig 45-minutersresa bort. Använd kartor på din smartphone för att mäta avstånden från stationen eller flygplatsen till hotellet - och kom ihåg att vägarna och transportnätet är mer trafikerade vid vissa tider på dygnet.
Kontrollera företagets hotellpolicy för att se om det finns några hotell som föredras - du kanske också kan få ett bra erbjudande. När du funderar över kostnaden, se till att jämföra priser för liknande typer av boende och se till att du väljer något som är rättvist prissatt - vissa företag fastställer till och med en kostnad per dag som skulle begränsa valet av hotell.
Det är också en bra idé att vara uppmärksam på hotellets bekvämligheter. Vissa turistfokuserade hotell kanske serverar frukost för sent för att du ska kunna börja tidigt, och som affärsresenär vill du troligen ha gratis Wi-Fi, rumsservice dygnet runt och gott om eluttag för att ladda dina enheter. CWT Hotel Intel ger resenärer tillgång till betrodda kollegiala hotellrecensioner och kan vara ett praktiskt verktyg för planerare av affärsresor.
Skapa en detaljerad resplan
Din resplan är din plan för en lyckad affärsresa. Använd den för att ha kontroll över varje detalj - från transporttider och namnen på dem du ska träffa till dina resebokningar och hotelladresser. Se till att ge dig själv extra tid på din resplan för att koppla av, möten som har försenats eller överskridits och trafikstockningar. Överväg att använda ett särskilt utformat verktyg som appen myCWT™ , som synkroniserar din resplan med arbetskalendern och gör det möjligt för resenärer att dela den med kollegor. Detta är praktiskt ur ett kommunikations- och effektivitetsperspektiv och som en säkerhetsåtgärd om du reser till en okänd destination.
Undersök din destination
Det kan vara så att du reser till ett resmål som du känner till och trivs på. Eller så kanske du ger dig in på okänd mark. Om så är fallet är det viktigt med forskning för att undvika onödiga risker. Vissa städer är till exempel kända för ficktjuvar, så du måste vara extra försiktig när du förvarar viktiga och dyra föremål som telefoner i dina fickor. Beroende på vart du ska kan det också vara klokt att läsa på om den aktuella politiska situationen på din destination.
Du kanske reser till en stad eller ett land med en annan kultur och andra seder än din egen. Undvik att se dum ut eller, ännu värre, att väcka anstöt genom att undersöka skillnaderna i beteende och uppförande innan du anländer. Om du till exempel bjuder potentiella kunder på en måltid, vet du då hur man ger dricks eller när du ska ge folk dina visitkort? Om du besöker ett land där engelska inte är det vanligaste språket kan du till och med lära dig några grundläggande fraser, till exempel hälsningar och "tack", vilket kan göra hela skillnaden när du ska göra ett gott första intryck.
Förbered dina resehandlingar
Timmar av noggranna förberedelser och forskning är bortkastade om du glömmer viktiga resehandlingar. För att resa mellan länder krävs ett giltigt pass, resebiljetter och ibland visum. Det är viktigt att undersöka om du behöver ett visum eller inte så snart som möjligt, även om du bara passerar genom ett land utan att sätta din fot utanför flygplatsen. Vissa ambassader kan ta ett antal dagar eller till och med veckor på sig att utfärda visum. Även om du inte reser till ett annat land kan du behöva fotolegitimation för att klargöra att ditt namn stämmer överens med det som står på biljetten - ditt pass eller körkort är de bästa alternativen, så förvara dem alltid säkert.
Kom ihåg dina elektroniska tillbehör
Håll dig så produktiv som möjligt på resan genom att ta med dig en bärbar dator eller surfplatta - det gör att restiden verkligen räknas. Kom ihåg att packa med relevanta laddare och adaptrar också. Du kan vanligtvis hämta dessa på flygplatsen när du är på genomresa, men det är viktigt att vara förberedd och det kommer att spara tid och pengar i det långa loppet.
Gör dig redo för ditt möte
Du har alltså följt alla rätt steg för att planera en affärsresa, men hur är det med dina affärsmål och själva mötet? Om du antecknar vad du hoppas uppnå under resan kan du fokusera bättre - även om du bara vill nå ut till nya kontakter eller få en allmän överblick över en potentiell ny kund. Beväpna dig med så mycket information som möjligt om de personer du kommer att träffa, liksom om de platser där de kommer att befinna sig. Vad är klädkoden? Om du till exempel besöker en industrianläggning, behöver du då ha rejäla skor? Om du ska hålla en presentation, vilket format kommer den att ha och kommer din värd att ha den utrustning du behöver? Om du bara skickar ett e-postmeddelande i förväg för att kontrollera om de har lämpliga skärmar och kablar kan du undvika pinsamma förseningar eller förvirring som skulle ge mötet en besvärlig start. Det första intrycket räknas, så ge dig själv bästa möjliga chans att göra ett bra intryck.
Genom att avsätta tid för förberedelser, göra noggranna efterforskningar och följa dessa tips för affärsresor kan du optimera dina chanser att få en produktiv och trevlig resa.
