Att skriva en effektiv resepolicy
Det finns mycket att ta hänsyn till när man ordnar affärsresor, så det är klokt att ha en stabil resepolicy för företagsresor på plats. Genom att fastställa alla relevanta förfaranden kan du hjälpa dina anställda att hålla sig säkra samtidigt som du arbetar för att minska företagets reseutgifter. Några av de viktigaste stegen för att skapa en idealisk policy för företagsresor är följande:
- Definiera dina mål.
Det kan handla om att hålla kostnaderna nere, se till att de anställda är säkra och bekväma och hjälpa dem att fatta beslut om sina resor.
- Se till att din resepolicy återspeglar resenärernas behov.
Tänk på de vanligaste resmålen för dina affärsresenärer och det bästa sättet att ta sig dit, finns det särskilda behov eller överväganden som är relaterade till ditt företags verksamhet?
- Ge dina anställda valmöjligheter.
Alla gillar att ha ett val, så försök att ge dina anställda ett urval av hotell eller flygbolag. Du kan hålla kostnaderna nere genom att begränsa hotellets stjärnklassificering eller flygbiljettens klass.
- Fastställa tydliga riktlinjer för alla aspekter av resor med mera.
Din resepolicy måste vara heltäckande så att den inte lämnar något utrymme för tvivel - det gäller allt från regler för flygbokning till policyn för områden som extrakostnader och mottagande av gåvor.
- Se till att alla känner till resepolicyn.
Alla relevanta dokument måste vara lättillgängliga för alla inom företaget, antingen via intranätet eller en reseplattform. Policyn måste kommuniceras tydligt till alla, inklusive linjecheferna, så att de kan tillämpa den.
Bästa praxis för företags resepolicy
När du skriver en resepolicy för företag, är det inte samma storlek som passar alla. Du bör börja med att fundera på hur din organisation ser ut - är den ganska strikt eller avslappnad? Se till att din resepolicy följer samma ton.
Betona hur viktigt det är att dina anställda läser dokumentet, inte minst för deras egen säkerhet, och klargör vad de måste göra i en nödsituation och vem de måste kontakta.
Du bör också ta med information om hur affärsresenärer ska ta sig till och från flygplatser och i vilken utsträckning de får kombinera sina affärsresor med fritid.
Ge dina anställda möjlighet att välja hotell och begränsa stjärnorna eller kostnaden per rum. Informera dem om att om de följer din resepolicy kommer de att få en smidig och enkel ersättning för extra utgifter. Slutligen bör du se över din resepolicy. Flexibilitet är nyckeln, och din resepolicy och dina förfaranden bör vara öppna för de förändrade kraven från dina anställda och ditt företag.
Påminn dina ledande befattningshavare om att detta gäller både dem och affärsresenärerna - om alla följer policyn kommer det att hjälpa företaget att erbjuda ett effektivare stöd till sina strategiska partner och göra det möjligt att bättre hantera sin kostnadsbudget.
Vad ska du ta med i din resepolicy?
Det finns många aspekter av affärsresor att ta hänsyn till innan du skriver en policy för affärsresor. Även om din policy bör återspegla företagets och de anställdas unika behov måste du fastställa policyer för dessa grundläggande områden:
- Bokning av flygbolag, tåg, hotell och hyrbil.
- Användning av andra transportmedel, t.ex. taxibilar.
- Regler för utgifter på plats, inklusive måltider, underhållning och telefonsamtal.
- Säkerhet i samband med resor - både när det gäller personlig säkerhet och arbetsmaterial.
- Reglerna för gåvor och tjänster som får köpas eller tas emot under tjänsteresor.
- Den godkännandeprocess som anställda och chefer måste följa.
- Systemet för betalning av alla utgifter som uppstår under resan.
Utforma din policy för resekostnader
Att upprätta en tydlig och rättvis utgiftspolicy är avgörande för ditt företags hälsa - dålig hantering av resekostnader kostar ditt företag pengar. Här är hur vi rekommenderar att din policy hanterar en rad viktiga utgifter:
Ytterligare resor
Ange att resekostnaderna endast ska täcka affärsresor - oavsett om det gäller evenemang, möten eller utbildning - och att resor som inte är affärs- eller fritidsresor ska betalas av den anställde. Du bör också uppmuntra affärsresenärer att använda det mest kostnadseffektiva transportsättet, med hänsyn till den förväntade restiden.
Boende
Ge dina affärsresenärer möjlighet att kontrollera sina egna utgifter genom att begränsa deras budgetar med hjälp av hotellets stjärnklassificering eller belopp per rum. Du kan ge dem genomsnittliga rumspriser på varje plats och be dem att hålla sig inom det intervallet. Ange att standardrum ska vara den önskade rumstypen, och ange tydligt om ditt företag kommer att täcka minibaravgifter, Wi-Fi-kostnader osv.
Måltider
Beroende på din företagskultur kan du vara så tydlig som du vill med din måltidspolicy. Många företag tycker att det är lättare att erbjuda ett dagligt bidrag som täcker frukost, lunch och middag, men din policy bör innehålla ett uttalande om alkoholhaltiga drycker - vanligtvis för att klargöra att de står på den anställdes bekostnad, såvida de inte är med en kund.
Tips
Många företagsresepolicor täcker dricks upp till 20 procent, men bara när de redan har inkluderats i räkningen som en serviceavgift. Om en affärsresenär bestämmer sig för att lägga till dricks för något annat bör det ske ur egen ficka eller enligt chefens bedömning.
Underhållning
Underhållning kan omfatta mat, dryck eller annan gästfrihet. Det effektivaste sättet att hantera utgifter för representation är att fastställa en gräns eller ett intervall och informera om att det krävs ett godkännande från ledningen för alla ersättningar som överstiger detta belopp.
Hur du beräknar din budget
Att använda data om resenärers beteende och tidigare utgifter är nyckeln till att göra intelligenta prognoser för din årliga kostnadsbudget. Olika anställda reser på olika sätt, till olika platser och med olika frekvens. Men om du har uppgifter om den genomsnittliga flygkostnaden per mil, liksom kostnaderna för hotellnätter, genomsnittliga måltider och marktransporter, kommer du att kunna förutsäga och förutse din utgiftsbudget för det kommande året på ett korrekt sätt.
Fastställa kostnadsgränser
För det mesta vill affärsresenärer göra vad som är rätt för företaget - och många företag anser att om de anställda får kontroll över sina egna utgifter kan de faktiskt minska överutnyttjandet. Hitta en bra medelväg genom att ge de anställda kontroll och samtidigt sätta gränser.
Måltidskostnader kan till exempel fastställas som en total ersättning per dag, vilket ger den anställde möjlighet att välja hur mycket han eller hon vill spendera på frukost, lunch och middag.
När det gäller bokning av boende kan du ge de anställda möjlighet att välja mellan ett standardrum på ett hotell med ett visst antal stjärnor eller ett högsta pris per natt.
När det gäller marktransporter bör företagets resepolicy tydligt ge anställda råd om att välja det mest kostnadseffektiva sättet med hänsyn till restiden. De flesta affärsresenärer kommer att acceptera att begränsas till att flyga i ekonomiklass på kortare resor.
Hantering av kostnadsersättningar
Det är viktigt att affärsresenärer har en klart definierad metod för att kräva tillbaka sina utgifter. Be dem fylla i en utgiftsrapport med datum, belopp, kategori, plats och affärssyfte - och bestäm om du vill att de ska lämna in kvitton för alla sina utgifter eller bara för dem som överstiger ett visst belopp.
Ge dina anställda en tidsram för när de ska lämna in sina utgifter - det hjälper ditt företag att upprätthålla ett stabilt och korrekt kassaflöde. Låt dem på samma sätt veta när de kan förvänta sig att pengarna ska krediteras tillbaka till deras konton. Beroende på hur mycket de spenderar kan det vara en bra idé att klargöra vem som ska godkänna deras utgifter i varje enskilt fall.
Upprätta riktlinjer och förfaranden
Det finns ingen enhetlig resepolicy för företag. Om din policy inte passar in i din organisation är det osannolikt att den någonsin kommer att uppfylla dina intressenters förväntningar. I grund och botten måste din resepolicy och dina rutiner anpassas till din företagskultur och vara flexibla med hänsyn till behoven hos dina anställda, din bransch och din ekonomi. De måste också spridas och förstås av många.
Dina riktlinjer och rutiner hjälper dina affärsresenärer att fatta beslut inom ramen för företagets resepolicy. De bör innehålla förfaranden för alla bokningar - det är trots allt viktigt att de anställda vet vad som förväntas av dem vid varje tillfälle under deras affärsresa.
Det kan också vara nödvändigt att inkludera ett avsnitt om konsekvenserna av att inte följa de fastställda riktlinjerna och förfarandena.
Överväga säkerhets- och trygghetsförfaranden.
De anställdas säkerhet, trygghet och välbefinnande måste stå i centrum för varje företags resepolicy. När dina anställda reser i tjänsten är de ditt ansvar, så det är viktigt att din policy innehåller rutiner som kan användas vid personliga risker, svåra väderförhållanden eller politisk oro i ett annat land.
Visa hur viktigt det är att dina anställda läser din resepolicy för deras egen säkerhet och klargör vad de måste göra i en nödsituation och vem de ska kontakta. Om dina anställda regelbundet flyger ut till högriskländer bör du anordna ytterligare utbildning i resesäkerhet och säkerhet. Vi har ett nära samarbete med International SOS för att erbjuda utökad medicinsk och säkerhetsmässig assistans och hålla dina anställda säkra på vägen.
Ta en titt på hur vi kan stödja dina anställda i varje skede av deras resa.
Att förmedla resepolicyn till de anställda
När du har skrivit din resepolicy måste du se till att dina anställda läser och förstår den. Oavsett om du väljer att leverera policyn i ett tryckt dokument, via intranätet eller i ett e-postmeddelande finns det några allmänna sätt att se till att den kommuniceras så effektivt som möjligt.
Ta kontakt med oss
Ifall du är redo att prata om hur vi kan hjälpa er och om du dessutom godkänner att vi skickar dig information om våra produkter och tjänster, vänligen klicka på knappen nedan och fyll i formuläret.
