Informativa e politica globale sulla privacy di cwt
L'informativa globale sulla privacy è disponibile in inglese e nelle seguenti lingue (si prega di notare che alcune delle pagine tradotte sono attualmente in fase di aggiornamento.
Ultimo aggiornamento: agosto 2023
La sua privacy è importante
CWT Global B.V. e le entità affiliate (insieme CWT) sono specializzate nella gestione di viaggi d'affari, riunioni ed eventi e dei relativi prodotti e servizi in tutto il mondo per aziende di tutte le dimensioni, nonché per organizzazioni governative e non governative.
CWT si impegna a rispettare la vostra privacy attraverso un'adeguata protezione e gestione dei vostri dati personali, ricevuti dai nostri clienti aziendali e dai loro dipendenti, collaboratori o ospiti.
La presente politica e informativa globale sulla privacy descrive le informazioni personali che raccogliamo, come le utilizziamo e le condividiamo, nel contesto della fornitura dei nostri servizi, e i vostri diritti.
Perché raccogliamo i suoi dati personali e su quale base giuridica?
La CWT raccoglie dati personali dai suoi clienti aziendali, dai loro dipendenti, collaboratori o ospiti ("viaggiatori e partecipanti") per l'esecuzione dei suoi accordi commerciali relativi ai servizi di viaggio, ospitalità, riunioni ed eventi e in particolare:
- la gestione delle prenotazioni e delle prenotazioni di viaggi, trasporti, ospitalità, riunioni ed eventi;
- l'assistenza nella richiesta di visti
- la gestione di badge per eventi, cancelleria, catering e servizi audiovisivi
- il reporting sulla conformità della politica di viaggio del cliente aziendale e sulle spese di viaggio;
- la gestione delle spese di viaggio del cliente aziendale e l'analisi del budget;
- la garanzia della qualità e la formazione;
- la prevenzione e l'individuazione di frodi e incidenti;
- la gestione della relazione con il cliente aziendale, l'amministrazione e la riconciliazione del conto e la fatturazione del cliente aziendale;
- la gestione e la comunicazione di informazioni di viaggio su itinerari, avvisi di sicurezza e ottimizzazione delle tariffe;
- la fornitura di assistenza online e offline ai clienti; e
- la comunicazione dei sondaggi sulla soddisfazione dei viaggiatori.
Elaboriamo inoltre i suoi dati personali per l'esecuzione del controllo sanzionatorio al fine di rispettare le leggi e i regolamenti internazionali.
Potremmo anche trattare i suoi dati di contatto per comunicare informazioni sui prodotti e servizi CWT, nonché trattare le informazioni per le nostre statistiche interne aggregate per l'analisi del mercato e dei conti dei clienti aziendali e le previsioni di business, come nostro legittimo interesse.
Quando vengono raccolte le preferenze dei pasti, che possono rivelare il credo religioso e i dati relativi alla salute (noti come categorie speciali di dati personali secondo le leggi europee sulla protezione dei dati), il trattamento sarà basato sul consenso preventivo.
Quali informazioni personali raccogliamo?
Raccogliamo il vostro nome, cognome, numero di telefono, e-mail e indirizzo, paese di residenza, nome della società, titolo di lavoro, numero di identificazione del dipendente, indirizzo di protocollo Internet, sesso, data e luogo di nascita, informazioni sulla carta di pagamento, preferenze di viaggio se espresse come posto a sedere, pasto, fumo, servizi di assistenza speciali, documenti di identificazione con foto rilasciati dal governo (passaporto o carta d'identità), dettagli sui visti, informazioni sui contatti di emergenza, numero del biglietto e dettagli dell'itinerario, informazioni sulla tariffa, informazioni sui frequent flyer, informazioni sulla carta fedeltà, informazioni relative alle richieste di viaggio, di tanto in tanto registrazioni audio per la qualità e la garanzia nel contesto degli scopi sopra descritti.
Come raccogliamo i vostri dati personali?
Alla conclusione del nostro accordo commerciale con i nostri clienti aziendali, la CWT di solito raccoglie l'elenco dei dipendenti autorizzati a viaggiare insieme a informazioni personali minime (nome, email e indirizzo aziendale, numero di dipendente, titolo di lavoro) dai nostri clienti aziendali e crea un 'profilo del viaggiatore self-service' online nel suo database proprietario
database di gestione dei profili. Ulteriori informazioni personali (elencate sopra) possono essere inserite al momento dell'attivazione dell'account dai viaggiatori stessi o dal loro organizzatore di viaggi per loro conto, secondo la politica di viaggio aziendale del cliente e i termini e le condizioni d'uso di CWT. Nei casi in cui vengono raccolte categorie speciali di dati personali, un avviso di consenso preventivo viene automaticamente attivato accanto al campo pertinente. I profili dei viaggiatori possono anche essere popolati con informazioni ricevute direttamente da un fornitore di servizi di prenotazione online (OBT) su richiesta di un cliente aziendale.
Durante l'organizzazione di riunioni ed eventi, CWT riceve informazioni personali minime (nome, cognome, dettagli di contatto, organizzazione, titolo di lavoro e paese di residenza) sui partecipanti dai nostri clienti aziendali. La CWT può anche ricevere tali informazioni personali attraverso fornitori di servizi di prenotazione online contrattati dal cliente.
Con chi condividiamo i suoi dati personali?
Al fine di adempiere agli scopi sopra descritti, e in linea con le pratiche dell'industria dei viaggi, CWT condivide i suoi dati personali con i fornitori di servizi terzi pertinenti elencati di seguito:
- Fornitori di viaggio (compagnie aeree, hotel, società di noleggio auto, società di trasporto): questi fornitori forniranno l'effettivo viaggio o ospitalità richiesti;
- Sistemi di distribuzione generale (GDS), che sono sistemi di prenotazione computerizzati che contengono in tempo reale l'inventario dei posti delle compagnie aeree e delle camere d'albergo (compresa la disponibilità di auto a noleggio, ecc...): I GDS permettono a CWT di fare una prenotazione preliminare con un fornitore di viaggi mentre il viaggiatore o il partecipante fa una conferma definitiva o una selezione alternativa;
- Online Booking Tools (OBT), che sono portali online che visualizzano opzioni di compagnie aeree e hotel e fungono da strumento di gestione del profilo: I clienti aziendali selezioneranno se desiderano utilizzare un OBT;
- Fornitori di servizi di sicurezza e protezione;
- Società di pagamento con carta;
- Di tanto in tanto, enti governativi in conformità con le leggi applicabili; e
- Fornitori di badge e cancelleria per conferenze, servizi di catering e servizi audiovisivi.
I nostri clienti aziendali possono anche chiederci di condividere le informazioni sui viaggiatori o sui partecipanti con terze parti designate di loro scelta, in relazione ai prodotti e ai servizi che forniamo.
Inoltre, la CWT utilizza subappaltatori terzi per la gestione dei propri strumenti e piattaforme informatiche. Tali subappaltatori possono accedere ai suoi dati personali ma solo per, per conto e sotto le istruzioni di CWT, e sono tenuti ad aderire alle politiche, alle procedure e ai processi di CWT e a rispettare le leggi applicabili sulla privacy dei dati.
CWT si riserva inoltre il diritto di divulgare i suoi dati personali se richiesto dalla legge o nella convinzione in buona fede che tale azione sia ragionevolmente necessaria per rispettare la legge applicabile.
In conformità con il California Consumer Privacy Act, nei dodici (12) mesi precedenti, CWT non ha venduto alcun dato personale.
Effettuiamo trasferimenti transfrontalieri dei suoi dati personali?
Data la natura internazionale dei servizi di viaggio CWT, i trasferimenti di dati personali devono essere effettuati sia internamente al gruppo CWT, alle sue affiliate e joint-venture, sia esternamente ai suoi partner globali e ai fornitori terzi sopra descritti.
Nel caso in cui i suoi dati personali siano trasferiti in un paese che non è disciplinato da una legge sulla protezione dei dati che offre un livello di protezione dei dati simile o adeguato a quello in vigore nel suo paese di residenza, o per il quale non è stata emessa alcuna decisione di adeguatezza da parte della Commissione europea competente, la CWT ha adottato misure per garantire un adeguato livello di protezione dei dati trasferiti nel paese di trasferimento, stipulando adeguati accordi di trasferimento dei dati basati sulle clausole contrattuali standard europee (note anche come clausole tipo europee) emesse dalla Commissione europea. Questo permette di salvaguardare le vostre informazioni nel paese d'oltremare, e in conformità con le leggi applicabili.
In particolare, per quanto riguarda i trasferimenti di dati personali all'interno del gruppo CWT dallo Spazio Economico Europeo a paesi terzi, ad esempio Stati Uniti, India e Filippine, essi sono legittimati ai sensi dell'articolo 46 del Regolamento generale europeo sulla protezione dei dati attraverso la stipula da parte di CWT delle clausole contrattuali standard della Commissione CE. Per una copia di queste clausole, si prega di fare una richiesta a globalprivacy@mycwt.com.
Dove conserviamo i suoi dati personali?
Data la natura internazionale del gruppo CWT, utilizziamo diverse sedi in tutto il mondo per le nostre esigenze di archiviazione dei dati.
In base alla residenza del viaggiatore, CWT memorizza le informazioni del profilo del viaggiatore nel database di gestione dei profili di CWT in un data center situato in Spagna (per i dati dei residenti europei) o in un data center situato negli Stati Uniti (per tutti gli altri dati dei residenti). I dati dei residenti europei vengono poi trasferiti internamente al nostro data center con sede negli Stati Uniti allo scopo di ottimizzare e rendere più efficiente il back-office, compreso il consolidamento delle prenotazioni di viaggio e il reporting dei clienti.
L'archiviazione dei dati finanziari viene effettuata su base regionale sui server CWT ospitati nei data center negli Stati Uniti, nei data center in Spagna e nei data center a Singapore.
Per le informazioni personali raccolte nella Repubblica Popolare Cinese (RPC), i dati dei residenti sono conservati nella RPC.
Come ci assicuriamo che i suoi dati personali siano al sicuro?
Implementiamo e manteniamo continuamente misure di sicurezza amministrative, organizzative, tecniche e fisiche per garantire la riservatezza, l'integrità, la disponibilità e la resilienza dei nostri sistemi che trattano i suoi dati personali.
Per quanto tempo conserviamo i suoi dati personali?
Conserveremo i suoi dati personali per un periodo non superiore a quello necessario per gli scopi per i quali sono stati raccolti, in particolare per adempiere ai nostri accordi commerciali, fornire i nostri servizi, rispondere alle richieste di informazioni sulla storia del viaggio e altre attività commerciali, rispettare i nostri obblighi legali come la rendicontazione finanziaria e nei limiti previsti dalle normative applicabili, e conservare le prove per la gestione di controversie, reclami o contenziosi.
Per ulteriori informazioni, si prega di consultare la nostra Politica di conservazione.
Conformità a questa politica e alle leggi sulla protezione dei dati
CWT si impegna a rispettare sia la presente Politica e Avviso globale sulla privacy sia le leggi applicabili in materia di protezione dei dati e della privacy, tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
- Il regolamento generale europeo sulla protezione dei dati ("GDPR");
- La legge britannica sulla protezione dei dati ("UK DPA");
- Il California Consumer Privacy Act ('CCPA');
- La legge brasiliana per la protezione dei dati personali ('LGPD');
- La legge australiana sulla privacy;
- La legge di Singapore sulla protezione dei dati personali; e
- La legge cinese sulla sicurezza informatica ('CSL').
- La legge cinese sulla sicurezza dei dati ('DSL');
- La legge cinese sulla protezione delle informazioni personali ('PIPL').
Avviso sulla protezione dei dati per il marketing diretto
Potremmo utilizzare le sue informazioni di contatto personali (nome, cognome, e-mail, nome della società, titolo di lavoro, paese di residenza) per inviarle comunicazioni di marketing diretto.
Quando ricevete una comunicazione di direct-marketing da parte nostra, è perché voi o la vostra azienda per vostro conto avete richiesto tale comunicazione, o perché riteniamo che la comunicazione sia di interesse per voi o la vostra azienda in base ai servizi che forniamo a voi e alla vostra azienda.
In alcuni casi, avremo raccolto i suoi dati di contatto da fonti pubblicamente disponibili o attraverso una terza parte con cui lei o la sua azienda per suo conto ha concordato la condivisione successiva.
Quando visita i siti web di CWT, può sempre scegliere di non fornirci i suoi dati di contatto. Potrà comunque visitare la maggior parte delle pagine web della CWT, ma potrebbe non essere in grado di ricevere le nostre newsletter, di scaricare white paper o di ricevere informazioni su prodotti e servizi specifici o inviti ad eventi, che richiedono necessariamente la nostra interazione con lei.
Ci basiamo sui nostri legittimi interessi per tenervi informati sui nostri prodotti e servizi. Tuttavia, se non desidera più ricevere comunicazioni di marketing diretto, può cliccare sul link "unsubscribe" in fondo alla comunicazione. In questo caso, i suoi dati di contatto non saranno più utilizzati a tale scopo.
Quando ingaggiamo subappaltatori terzi per gestire le nostre campagne di marketing, essi lo fanno per nostro conto e sotto le nostre istruzioni, e ci assicuriamo che si impegnino a rispettare le nostre politiche e le leggi sulla privacy applicabili e non utilizzino i vostri dati per altri scopi.
La CWT conserverà i suoi dati per tutto il tempo in cui vorrà continuare a ricevere le nostre comunicazioni di marketing diretto e/o per rispettare gli obblighi di legge, un ordine del tribunale o i requisiti normativi, e per soddisfare la sua richiesta di "disiscriversi" dalle comunicazioni di marketing.
I vostri diritti
Lei ha diversi diritti in relazione ai suoi dati personali in base alle leggi sulla protezione dei dati.
Lei ha il diritto di accedere e rettificare i dati personali che CWT tratta su di lei. Se pertinente e per motivi legittimi, lei ha anche il diritto alla cancellazione (diritto all'oblio) dei suoi dati personali.
A seconda del suo paese di residenza e per motivi legittimi, ha anche il diritto di limitare il trattamento dei suoi dati personali e il diritto alla portabilità dei dati.
Avete anche il diritto di opporvi, per motivi legati alla vostra situazione particolare e in qualsiasi momento, al trattamento dei vostri dati personali, che si basa sul nostro legittimo interesse (come da articolo 21 del GDPR). Se desiderate esercitare i vostri diritti, vi preghiamo di compilare il nostro modulo SAR che avvierà l'elaborazione della vostra richiesta.
Informazioni di contatto
Per contattare il responsabile della protezione dei dati di CWT in caso di domande o problemi relativi alla presente politica e informativa globale sulla privacy, si prega di utilizzare globalprivacy@mycwt.com.
A seconda del suo paese di residenza, potrebbe anche avere il diritto di presentare un reclamo presso l'autorità di vigilanza locale per la protezione dei dati.
Per i dipendenti CWT
Nel corso del suo impiego presso la CWT, possiamo trattare i suoi dati personali come descritto sopra ai fini dei suoi viaggi d'affari e delle riunioni ed eventi CWT. Per altre finalità e trattamenti relativi al suo impiego, la preghiamo di fare riferimento alle nostre politiche e comunicazioni aziendali interne.
Questa politica è soggetta a modifiche. Le modifiche saranno pubblicate di volta in volta sui siti web di CWT, quindi si assicuri di controllare questa politica regolarmente.