Politique et avis de confidentialité mondiale de CWT
La politique mondiale de confidentialité est disponible en anglais et dans les langues suivantes (veuillez noter que certaines des pages traduites sont actuellement en cours de mise à jour).
Dernière mise à jour: août 2023
Votre vie privée compte
CWT Global B.V. et ses entités affiliées (collectivement "CWT") sont spécialisées dans la gestion des voyages d'affaires, des réunions et des événements ainsi que des produits et services connexes dans le monde entier pour des entreprises de toutes tailles ainsi que pour des organisations gouvernementales et non gouvernementales.
CWT s'engage à respecter votre vie privée par une protection et une gestion appropriées de vos informations personnelles, reçues par nos entreprises clientes et leurs employés, sous-traitants ou invités.
Cette politique de confidentialité globale et cet avis décrivent les informations personnelles que nous recueillons, la manière dont nous les utilisons et les partageons, dans le cadre de la prestation de nos services, ainsi que vos droits.
Pourquoi recueillons-nous vos informations personnelles et sur quelle base juridique ?
CWT recueille des informations personnelles auprès de ses entreprises clientes, de leurs employés, de leurs sous-traitants ou de leurs invités (" voyageurs et participants ") dans le cadre de l'exécution de ses accords commerciaux relatifs aux services de voyage, d'accueil, de réunions et d'événements, et plus particulièrement pour les activités suivantes :
- la gestion des réservations de voyages, de transports, d'accueil, de réunions et d'événements ;
- l'assistance à la demande de visa
- la gestion des badges d'événements, de la papeterie, de la restauration et des services audiovisuels ;
- l'établissement de rapports sur le respect de la politique de voyage de l'entreprise cliente et sur les dépenses de voyage ;
- la gestion des dépenses de voyage des entreprises clientes et l'analyse du budget ;
- l'assurance qualité et la formation ;
- la prévention et la détection de la fraude et des incidents ;
- la gestion des relations avec les entreprises clientes, l'administration et le rapprochement des comptes, et la facturation des entreprises clientes ;
- la gestion et la communication d'informations de voyage sur les itinéraires, les alertes de sécurité et l'optimisation des tarifs ;
- la fourniture d'un support client en ligne et hors ligne ; et
- la communication d'enquêtes sur la satisfaction des voyageurs.
Nous traitons également vos informations personnelles pour l'exécution de contrôles des sanctions afin de nous conformer aux lois et réglementations internationales.
Nous pouvons également traiter vos coordonnées afin de communiquer des informations sur les produits et services de CWT, ainsi que traiter les informations pour nos statistiques internes agrégées pour l'analyse du marché et des comptes clients des entreprises et les prévisions commerciales, au titre de nos intérêts légitimes.
Lorsque les préférences en matière de repas, qui peuvent révéler des croyances religieuses et des données relatives à la santé (connues comme étant des catégories spéciales de données personnelles en vertu des lois européennes sur la protection des données) sont collectées, le traitement sera basé sur un consentement préalable.
Quelles sont les informations personnelles que nous recueillons ?
Nous recueillons votre nom, votre prénom, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique et votre adresse, votre pays de résidence, le nom de votre société, votre fonction, votre numéro d'identification d'employé, votre adresse IP, votre sexe, votre date et votre lieu de naissance, les informations relatives à votre carte de paiement, vos préférences de voyage lorsqu'elles sont exprimées, comme le siège, le repas, la cigarette, les services d'assistance spéciale, les documents d'identification avec photo délivrés par le gouvernement (passeport ou carte d'identité), les détails relatifs aux visas, les informations relatives aux contacts en cas d'urgence, le numéro du billet et les détails de l'itinéraire, les informations relatives aux tarifs, les informations relatives aux voyageurs fréquents, les informations relatives aux cartes de fidélité, les informations relatives aux demandes de voyage, de temps en temps des enregistrements audio pour la qualité et l'assurance dans le contexte des objectifs décrits ci-dessus.
Comment recueillons-nous vos informations personnelles ?
Lors de la conclusion d'un accord commercial avec nos entreprises clientes, CWT collecte généralement la liste des employés autorisés à voyager ainsi que des informations personnelles minimales (nom, adresse électronique et adresse professionnelle, numéro d'employé, titre du poste) auprès de nos entreprises clientes et crée un "profil de voyageur" en ligne dans sa base de données exclusive de gestion des profils.
D'autres informations personnelles (énumérées ci-dessus) peuvent être saisies lors de l'activation du compte par les voyageurs eux-mêmes ou par leur gestionnaire de voyages en leur nom, conformément à la politique de voyages d'affaires du client et aux conditions d'utilisation de CWT. Dans les cas où des catégories spéciales de données personnelles sont collectées, un avis de consentement préalable est automatiquement activé à côté du champ concerné. Les profils des voyageurs peuvent également être complétés par des informations reçues directement d'un fournisseur de services d'outils de réservation en ligne (OBT) à la demande d'une entreprise cliente.
Lors de l'organisation de réunions et d'événements, CWT reçoit de ses entreprises clientes un minimum d'informations personnelles (nom, prénom, coordonnées, organisation, fonction et pays de résidence) sur les participants. CWT peut également recevoir de telles informations personnelles par le biais de fournisseurs de services de réservation en ligne engagés par le client.
Avec qui partageons-nous vos informations personnelles ?
Afin de remplir les objectifs décrits ci-dessus, et conformément aux pratiques de l'industrie du voyage, CWT partage vos informations personnelles avec les prestataires de services tiers pertinents énumérés ci-dessous :
- Les fournisseurs de voyages (compagnies aériennes, hôtels, sociétés de location de voitures, sociétés de transport) : ces fournisseurs fourniront le voyage ou l'accueil effectivement demandé ;
- Les systèmes de distribution générale (GDS), qui sont des systèmes de réservation informatisés contenant en temps réel les stocks de sièges de compagnies aériennes et de chambres d'hôtel (y compris la disponibilité des voitures de location, etc...) : Le GDS permet à CWT d'effectuer une réservation préliminaire auprès d'un fournisseur de voyages pendant que le voyageur ou le participant effectue une confirmation définitive ou un choix alternatif ;
- Les outils de réservation en ligne (OBT), qui sont des portails en ligne affichant les options des compagnies aériennes et des hôtels et qui servent d'outil de gestion des profils : Les entreprises clientes choisiront si elles souhaitent utiliser un OBT ;
- les prestataires de services de sécurité ;
- les sociétés de paiement par carte ;
- De temps à autre, des organismes gouvernementaux, conformément aux lois applicables ; et
- les fournisseurs de badges et de matériel de conférence, de services de restauration et de services audiovisuels.
Nos entreprises clientes peuvent également nous demander de partager des informations sur les voyageurs ou les participants avec des tiers désignés de leur choix, en relation avec les produits et services que nous fournissons.
En outre, CWT fait appel à des sous-traitants tiers pour la gestion de ses outils et plateformes informatiques. Ces sous-traitants peuvent accéder à vos données personnelles mais uniquement pour le compte et au nom de CWT et selon les instructions de CWT, et sont tenus d'adhérer aux politiques, procédures et processus de CWT et de se conformer aux lois applicables en matière de confidentialité des données.
CWT se réserve également le droit de divulguer vos données personnelles si la loi l'exige ou si elle estime de bonne foi qu'une telle action est raisonnablement nécessaire pour se conformer à la loi applicable.
Conformément à la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs, au cours des douze (12) derniers mois, CWT n'a vendu aucune information personnelle.
Effectuons-nous des transferts transfrontaliers de vos données personnelles ?
Compte tenu de la nature internationale des services de voyage de CWT, les transferts de données personnelles doivent être effectués à la fois en interne au sein du groupe CWT, de ses sociétés affiliées et de ses joint-ventures, et en externe à ses partenaires mondiaux et à ses prestataires tiers décrits ci-dessus.
Lorsque vos données personnelles sont transférées vers un pays qui n'est pas régi par une loi sur la protection des données offrant un niveau de protection des données similaire ou adéquat à celui en vigueur dans votre pays de résidence, ou pour lequel aucune décision d'adéquation n'a été émise par la Commission européenne concernée, CWT a pris des mesures pour garantir un niveau de protection adéquat des données transférées dans le pays de transfert en concluant des accords de transfert de données appropriés basés sur les Clauses contractuelles types européennes (également connues sous le nom de Clauses types européennes) émises par la Commission européenne. Cela permet la sauvegarde de vos informations dans le pays tiers, et conformément aux lois applicables.
En ce qui concerne plus particulièrement les transferts de données personnelles intra-groupe de CWT depuis l'Espace économique européen vers des pays tiers tels que les États-Unis, l'Inde et les Philippines, ils sont légitimés par l'article 46 du Règlement général européen sur la protection des données grâce à la conclusion par CWT des Clauses contractuelles types de la Commission européenne. Pour obtenir une copie de ces clauses, veuillez en faire la demande à globalprivacy@mycwt.com.
Où stockons-nous vos données personnelles ?
Étant donné la nature internationale du groupe CWT, nous utilisons plusieurs sites à travers le monde pour nos besoins de stockage de données.
En fonction du lieu de résidence du voyageur, CWT stocke les informations du profil du voyageur dans la base de données de gestion des profils de CWT, soit dans un centre de données situé en Espagne (pour les données des résidents européens), soit dans un centre de données situé aux États-Unis (pour les données des autres résidents). Les données des résidents européens sont ensuite transférées en interne vers notre centre de données situé aux États-Unis afin de rationaliser et de rentabiliser les services administratifs (mid et back office), notamment la consolidation des réservations de voyage et les rapports destinés aux clients.
Le stockage des données financières est effectué sur une base régionale sur des serveurs CWT hébergés dans des centres de données situés aux États-Unis, en Espagne et à Singapour.
Pour les informations personnelles collectées en République populaire de Chine (RPC), les données des résidents sont stockées en RPC.
Comment garantissons-nous la sécurité de vos données personnelles ?
Nous mettons en œuvre et maintenons en permanence des mesures de sécurité administratives, organisationnelles, techniques et physiques pour garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience de nos systèmes qui traitent vos données personnelles.
Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Nous conserverons vos données personnelles pour une durée n'excédant pas celle requise par les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, notamment pour exécuter nos accords commerciaux, fournir nos services, répondre aux demandes de renseignements sur l'historique des voyages et autres activités commerciales, nous conformer à nos obligations légales telles que les rapports financiers et dans les limites prescrites par la réglementation applicable, et conserver des preuves pour la gestion des différends, des réclamations ou des litiges.
Pour plus d'informations, veuillez consulter notre Politique de conservation des données.
Respect de la présente politique et des lois sur la protection des données
CWT s'engage à respecter à la fois la présente politique et l'avis de confidentialité globale et les lois applicables en matière de protection des données et de confidentialité, y compris, mais sans s'y limiter, les lois suivantes :
- Le règlement général européen sur la protection des données (" RGPD ") ;
- La loi britannique sur la protection des données (" UK DPA ") ;
- La loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (" CCPA ") ;
- La loi brésilienne pour la protection des données personnelles (" LGPD ") ;
- La loi australienne sur la protection de la vie privée ;
- La loi singapourienne sur la protection des données personnelles ; et
- La loi chinoise sur la cybersécurité ("CSL").
- La loi chinoise sur la sécurité des données ("DSL") ;
- La loi chinoise sur la protection des informations personnelles ("PIPL").
Avis de protection des données pour le marketing direct
Nous pouvons utiliser vos coordonnées personnelles (nom, prénom, adresse électronique, nom de la société, fonction, pays de résidence) pour vous envoyer des communications de marketing direct.
Lorsque vous recevez une communication de marketing direct de notre part, c'est soit parce que vous ou votre société en votre nom en avez fait la demande, soit parce que nous pensons que la communication est intéressante pour vous ou votre société sur la base des services que nous vous fournissons, à vous et à votre société.
Dans certains cas, nous aurons recueilli vos coordonnées à partir de sources publiques ou par l'intermédiaire d'un tiers avec lequel vous ou votre société en votre nom avez convenu d'un partage ultérieur.
Lorsque vous visitez les sites Web de CWT, vous pouvez toujours choisir de ne pas nous communiquer vos coordonnées. Vous pourrez toujours visiter la plupart des pages Web de CWT, mais vous ne pourrez peut-être pas recevoir nos lettres d'information, télécharger des notes/informations ou recevoir des informations sur des produits et services spécifiques ou des invitations à des événements, qui nécessitent nécessairement une interaction avec vous.
Nous nous appuyons sur nos intérêts légitimes pour vous tenir informé de nos produits et services. Toutefois, si vous ne souhaitez plus recevoir de communications de marketing direct, vous pouvez cliquer sur le lien de "désinscription" figurant au bas de la communication. Dans ce cas, vos coordonnées ne seront plus utilisées à cet égard.
Lorsque nous engageons des sous-traitants tiers pour gérer nos campagnes de marketing, ils le font en notre nom et selon nos instructions, et nous veillons à ce qu'ils s'engagent à respecter nos politiques et les lois applicables en matière de confidentialité et n'utilisent pas vos données à d'autres fins.
CWT conservera vos informations aussi longtemps que vous souhaiterez continuer à recevoir nos communications de marketing direct et/ou pour se conformer à des obligations légales, à une décision judiciaire ou à des exigences réglementaires, ainsi que pour répondre à votre demande de "désinscription" des communications marketing.
Vos droits
Vous disposez de plusieurs droits relatifs à vos données personnelles en vertu des lois relatives à la protection des données.
Vous disposez d'un droit d'accès et de rectification des données personnelles que CWT traite à votre sujet. Lorsque cela est pertinent et pour des motifs légitimes, vous disposez également d'un droit à l'effacement (droit à l'oubli) de vos données personnelles.
En fonction de votre pays de résidence et pour des motifs légitimes, vous avez également le droit de restreindre le traitement de vos informations personnelles, ainsi que le droit à la portabilité des données.
Vous avez également le droit de vous opposer, sur la base de motifs liés à votre situation particulière et à tout moment, au traitement de vos données personnelles, qui est fondé sur notre intérêt légitime (conformément à l'article 21 du RGPD). Si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez remplir notre formulaire de Demande d'Accès aux Données qui déclenchera le traitement de votre demande.
Informations de contact
Pour contacter le délégué à la protection des données de CWT en cas de questions ou de problèmes concernant la présente politique et l'avis de confidentialité mondiale, veuillez utiliser globalprivacy@mycwt.com.
En fonction de votre pays de résidence, vous pouvez également avoir le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de contrôle de la protection des données.
Pour les employés de CWT
Dans le cadre de votre emploi chez CWT, nous pouvons traiter vos informations personnelles comme décrit ci-dessus aux fins de vos voyages d'affaires pour CWT et de vos réunions et événements. Pour les autres objectifs et traitements liés à votre emploi, veuillez vous référer aux politiques et avis internes de notre entreprise.
Cette politique est susceptible d'être modifiée. Les modifications seront publiées de temps à autre sur les sites web de CWT. Veuillez donc vous assurer de consulter régulièrement cette politique.