CWT:N MAAILMANLAAJUINEN TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ JA -ILMOITUS
Maailmanlaajuinen tietosuojakäytäntö on saatavilla englanniksi ja seuraavilla kielillä (huomaa, että joitakin käännettyjä sivuja päivitetään parhaillaan).
Päivitetty viimeksi elokuussa 2023
Tietosuojasi on meille tärkeää
CWT Global B.V. ja sen tytäryhtiöt: https://www.mycwt.com/legal/entities/ (yhdessä CWT) ovat erikoistuneet liikematkojen, kokousten ja tapahtumien sekä niihin liittyvien tuotteiden ja palvelujen järjestämiseen kaikenkokoisille yrityksille ja organisaatioille maailmanlaajuisesti.
CWT on sitoutunut kunnioittamaan tietosuojaasi suojaamalla ja hallitsemalla asianmukaisesti henkilötietojasi, jotka yritysasiakkaamme ja niiden työntekijät, alihankkijat ja vieraat ovat vastaanottaneet.
Tässä globaalissa tietosuojakäytännössä ja -ilmoituksessa kuvataan, mitä henkilötietoja keräämme, miten käytämme ja jaamme niitä tarjotessamme palveluita ja mitä oikeuksia sinulla on.
Miksi keräämme henkilötietojasi?
CWT kerää henkilötietoja yritysasiakkailtaan, niiden työntekijöiltä, alihankkijoilta ja vierailta ("matkustajat ja osallistujat") kauppasopimustensa täytäntöönpanemiseksi liittyen matkustamiseen, kestitsemiseen, kokouksiin, tapahtumapalveluihin ja erityisesti seuraaviin:
- matkojen, kuljetusten, kestitsemisen, kokousten ja tapahtumien varausten hoitaminen
- avustaminen viisumin hakemisessa
- tapahtumien osallistujakorttien sekä paikallaan pysyvien, cateringiin liittyvien ja audiovisuaalisten palveluiden hoitaminen
- raportointi yritysasiakkaan matkustuskäytännön noudattamisesta ja matkakustannuksista
- yritysasiakkaiden matkakustannus- ja budjettianalyysien hallinta
- laadunvarmistus- ja koulutustarkoitukset
- petosten ja onnettomuuksien ehkäiseminen ja havaitseminen
- yritysasiakassuhteen hoito, kirjanpidon hallinta ja täsmäytys sekä yritysasiakkaiden laskuttaminen
- matkasuunnitelmien matkatietojen, turvahälytysten ja hintojen optimoinnin hallinta ja niihin liittyvä viestintä
- online- ja offline-tukipalveluiden tarjoaminen asiakkaille
- asiakastyytyväisyyskyselyistä viestiminen
Käsittelemme henkilötietojasi myös pakoteseurantaa varten kansainvälisten lakien ja säännösten noudattamiseksi.
Voimme käsitellä yhteystietojasi myös viestiäksemme CWT:n tuotteita ja palveluita koskevia tietoja sekä käsitellä tietoja sisäisiä koostettuja tilastoja, markkina- ja yritysasiakkuusanalyysejä ja liiketoimintaennusteita varten. Nämä ovat oikeutettuja etujamme.
Ruoka- ja terveystietoihin liittyvät asiat keräämme ainoastaan ennakkosuostumukseen perustuen. Nämä tiedot luokitellaan erityiskategorioihin EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Mitä henkilötietoja keräämme?
Keräämme etu- ja sukunimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen ja postiosoitteen, asuinmaan, yrityksen nimen, tehtävänimikkeen, työntekijän tunnistenumeron, IP-osoitteen, sukupuolen, syntymäajan ja -paikan, maksukorttitiedot, mahdolliset matkustuspreferenssit, kuten istuinpaikan, aterian, tupakoinnin, erikoisavustuspalvelut (jotka voivat paljastaa uskonnon ja terveystietoja, jotka tunnetaan Euroopan tietosuojalakien mukaisina henkilötietojen erikoisluokkina), viranomaisten myöntämät valokuvalliset henkilötodistukset (passi tai henkilökortti), viisumitiedot, hätäyhteystiedot, lippunumerot ja matkasuunnitelmat, matkalippujen hintatiedot, lentoyhtiöiden kanta-asiakastiedot, kanta-asiakaskorttien tiedot, matkustuspyyntöihin liittyvät tiedot, ajoittain audiotallenteet laadunvarmistusta varten edellä mainituissa tarkoituksissa.
Miten keräämme henkilötietojasi?
Solmittuaan kauppasopimuksen yritysasiakkaan kanssa CWT yleensä kerää asiakkaalta luettelon työntekijöistä, joilla on oikeus matkustaa yhdessä, ja heidän suppeat henkilötietonsa (nimen, työsähköpostiosoitteen ja postiosoitteen, työntekijänumeron ja työtehtävän) sekä luo Profiilin hallinta -tietokantaansa matkustajan itsepalveluprofiilin.
Muita henkilötietoja (lueteltu edellä) voidaan lisätä, kun matkustajat aktivoivat tilin itse tai matkanjärjestäjä tekee sen heidän puolestaan yritysasiakkaan matkustuskäytännön ja CWT:n käyttöehtojen mukaisesti. Jos keräämme henkilötietojen erityisluokkia, etukäteinen suostumusilmoitus aktivoituu automaattisesti kyseisen kentän vieressä. Matkustajaprofiilit voidaan myös täyttää suoraan verkkovarauspalveluntarjoajalta (OBT:ltä) saaduilla tiedoilla yritysasiakkaan pyynnöstä.
Kun CWT järjestää kokouksia ja tapahtumia, se saa yritysasiakkailta osallistujien suppeat henkilötiedot (etu- ja sukunimen, yhteystiedot, organisaation, työtehtävän ja asuinmaan). CWT voi saada tällaisia henkilötietoja myös verkkovarauspalveluntarjoajilta, joiden kanssa asiakkaalla on sopimus.
Koska CWT:n matkustuspalvelut ovat luonteeltaan kansainvälisiä, henkilötietoja on siirrettävä sekä sisäisesti CWT-konsernissa, sen tytäryhtiöissä ja yhteisyrityksissä sekä ulkoisesti CWT:n globaaleille kumppaneille ja kolmansia osapuolia edustaville palveluntarjoajille, jotka on kuvattu edellä.
Jos henkilötietosi siirretään maahan, jossa ei ole voimassa tietosuojalakia, joka tarjoaisi saman tai riittävän tietosuojan tason verrattuna asuinmaahasi, tai jolle Euroopan komissio ei ole tehnyt tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä, CWT on varmistanut siirrettävien tietojen suojan riittävän tason kohdemaassa tekemällä asianmukaiset tiedonsiirtosopimukset perustuen Euroopan komission julkaisemiin vakiosopimuslausekkeisiin (tunnetaan myös Euroopan mallilausekkeina). Tämän ansiosta tietosi pysyvät ulkomailla suojassa sovellettavien lakien mukaisesti.
Mitä tulee erityisesti CWT-konsernin sisäisiin henkilötietojen siirtoihin Euroopan talousalueelta kolmansiin maihin, esimerkiksi Yhdysvaltoihin, Intiaan ja Filippiineille, ne ovat oikeutettuja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 46 artiklan mukaisesti, koska CWT noudattaa Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita. Voit pyytää näitä lausekkeita tiedoksesi sähköpostiosoitteesta globalprivacy@mycwt.com.
Missä säilytämme henkilötietojasi?
CWT-konsernin kansainvälisen luonteen vuoksi säilytämme tietoja useissa sijainneissa ympäri maailmaa.
Matkustajan asuinpaikasta riippuen CWT tallentaa matkustajaprofiilin tiedot CWT:n profiilinhallintatietokantaan joko Espanjan datakeskukseen (Euroopassa asuvien tiedot) tai Yhdysvaltain datakeskukseen (muissa maanosissa asuvien tiedot). Sen jälkeen Euroopassa asuvien tiedot siirretään sisäisesti Yhdysvaltain datakeskukseen middle office- ja back-office-rationalisoinnin ja kustannustehokkuuden vuoksi mukaan lukien matkavarausten konsolidointi ja asiakasraportointi.
Taloustietoja säilytetään alueellisesti CWT:n palvelimilla, joita isännöidään Yhdysvaltojen, Espanjan ja Singaporen datakeskuksissa.
Kiinan kansantasavallassa (PRC:ssä) kerättyjen henkilötietojen osalta asukkaiden tiedot säilytetään Kiinassa.
Miten varmistamme, että henkilötietosi ovat suojassa?
Toteutamme ja ylläpidämme jatkuvasti hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä ja fyysisiä turvatoimia varmistaaksemme, että henkilötietojasi käsittelevät järjestelmämme ovat luottamuksellisia, koskemattomia, käyttövarmoja ja suojattuja.
Miten kauan säilytämme henkilötietojasi?
"Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan, kuin on tarpeen niiden keruun tarkoitusta, etenkin seuraavia, varten: noudatamme kauppasopimuksiamme, tarjoamme palveluitamme, vastaamme kyselyihin matkahistoriasta ja muista liiketoimista, noudatamme oikeudellisia velvoitteitamme, kuten talousraportointia, soveltuvien määräysten rajoissa ja säilytämme todisteet kiistojen, vaatimusten ja oikeudenkäyntien hallintaa varten.
Lisätietoja saat tutustumalla tietojen säilyttämiskäytäntöihimme:
Tämän käytännön ja tietosuojalakien noudattaminen
CWT on sitoutunut noudattamaan sekä tätä globaalia tietosuojakäytäntöä ja -ilmoitusta että sovellettavia tietosuoja- ja yksityisyyslakeja, muun muassa seuraavia:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)
- Iso-Britannian tietosuojalaki (Data Protection Act, UK DPA)
- Kalifornian kuluttajien yksityisyydensuojalaki (Consumer Privacy Act, CCPA)
- Brasilian henkilötietosuojalaki (Law for the Protection of Personal Data, LGPD)
- Australian yksityisyydensuojalaki (Privacy Act)
- Singaporen henkilötietosuojalaki (Personal Data Protection Act)
- Kiinan kyberturvallisuuslaki (Cybersecurity Law, CSL)
Suoramarkkinoinnin tietosuojailmoitus
Voimme käyttää henkilökohtaisia yhteystietojasi (etu- ja sukunimeä, sähköpostiosoitetta, yrityksen nimeä, työtehtävää ja asuinmaata) lähettääksemme sinulle suoramarkkinointiviestintää.
Jos saat meiltä suoramarkkinointiviestintää, syynä on, että sinä olet pyytänyt tai yrityksesi on puolestasi pyytänyt sitä tai uskomme, että se kiinnostaa sinua tai yritystäsi perustuen palveluihin, joita tarjoamme sinulle ja yrityksellesi.
Joissain tapauksissa keräämme yhteystietojasi julkisesti saatavilla olevista lähteistä tai kolmannen osapuolen kautta, jolle sinä tai yrityksesi sinun puolestasi olette sopineet jakamisesta edelleen.
Kun käyt CWT:n verkkosivustoilla, voit aina valita, ettet anna meille yhteystietojasi. Voit silti käydä CWT:n useimmilla verkkosivuilla, muttet ehkä voi vastaanottaa uutiskirjeitämme, ladata teknisiä raportteja tai vastaanottaa tietoja tietyistä tuotteista ja palveluista tai tapahtumakutsuja, joita varten meidän on kommunikoitava kanssasi.
Tiedotamme sinulle tuotteistamme ja palveluistamme perustuen oikeutettuihin etuihimme. Ellet kuitenkaan enää halua vastaanottaa suoramarkkinointiviestintää, voit napsauttaa viestin alareunassa olevaa tilauksen peruuttavaa linkkiä. Tällöin yhteystietojasi ei enää käytetä tähän tarkoitukseen.
Kun valtuutamme kolmansina osapuolina toimivia alihankkijoita hoitamaan markkinointikampanjoitamme, he toimivat puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti ja me varmistamme, että he sitoutuvat noudattamaan käytäntöjämme ja soveltuvia tietosuojalakeja eivätkä käytä tietojasi muihin tarkoituksiin.
CWT säilyttää tietosi niin kauan kuin haluat vastaanottaa suoramarkkinointiviestintää ja/tai noudattaakseen oikeudellisia velvoitteitaan, oikeuden määräystä tai lakisääteisiä vaatimuksia ja täyttääkseen pyyntösi peruuttaa markkinointiviestinnän tilaus.
Oikeutesi
Sinulla on useita oikeuksia liittyen henkilötietoihisi sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti.
Sinulla on oikeus päästä henkilötietoihisi, joita CWT käsittelee, ja korjata ne. Olennaisista ja perustelluista syistä sinulla on myös oikeus henkilötietojesi poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi).
Riippuen asuinmaastasi sinulla on perustelluista syistä myös oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä ja oikeus tietojen siirtämiseen.
"Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa tilannekohtaisista syistä henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme (GDPR:n 21 artiklan mukaisesti).
Jos haluat käyttää oikeuksiasi, täytä SAR-lomake: , jotta pyyntösi voidaan käsitellä.
Yhteystiedot
Jos sinulla on tähän globaaliin tietosuojakäytäntöön ja -ilmoitukseen liittyviä kysymyksiä tai huolenaiheita, ota yhteyttä CWT:n tietosuojavastaavaan sähköpostiosoitteessa globalprivacy@mycwt.com
Asuinmaastasi riippuen voit ehkä myös tehdä valituksen paikalliselle tietosuojavalvontaviranomaiselle.
CWT:n työntekijöille
Kun olet työsuhteessa CWT:hen, voimme käsitellä henkilötietojasi edellä kuvatulla tavalla CWT:n liikematkoja sekä kokouksia ja tapahtumia varten. Työsuhteeseesi liittyvistä tarkoituksista ja käsittelytavoista on kerrottu yrityksen sisäisissä käytännöissä ja ilmoituksissa
"Tähän käytäntöön voi tulla muutoksia. Muutokset julkaistaan aika ajoin CWT:n verkkosivustoilla, joten tarkista tämä käytäntö säännöllisesti."