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CWT Globale Datenschutzrichtlinie und -erklärung

Die globale Datenschutzrichtlinie ist in englischer Sprache sowie in den folgenden Sprachen verfügbar (bitte beachten Sie, dass einige der übersetzten Seiten derzeit aktualisiert werden).

Zuletzt aktualisiert am August 2023

 

Ihr Datenschutz ist wichtig

CWT Global B.V. und die mit ihr verbundenen Unternehmen (zusammen CWT) sind spezialisiert auf das Management von Geschäftsreisen, Meetings und Events und die damit verbundenen Produkte und Dienstleistungen für Unternehmen aller Größenordnungen sowie für staatliche und nichtstaatliche Organisationen auf der ganzen Welt.

CWT verpflichtet sich, Ihre Privatsphäre zu respektieren, indem wir Ihre persönlichen Daten, die wir von unseren Firmenkunden und deren Mitarbeitern, Auftragnehmern oder Gästen erhalten, angemessen schützen und verwalten.

Diese Globale Datenschutzrichtlinie und Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen der Erbringung unserer Dienstleistungen erfassen, wie wir sie nutzen und weitergeben und welche Rechte Sie haben.

Warum erfassen wir Ihre personenbezogenen Daten und auf Basis welcher Rechtsgrundlage?

CWT erhebt personenbezogene Daten von seinen Firmenkunden, deren Mitarbeitern, Auftragnehmern oder Gästen ("Reisende und Teilnehmer") für die Erfüllung seiner geschäftlichen Vereinbarungen in Bezug auf Reise-, Bewirtungs-, Tagungs- und Veranstaltungsdienstleistungen, insbesondere:

  • die Abwicklung von Reise-, Transport-, Hospitality-, Tagungs- und Veranstaltungsreservierungen und -buchungen;
  • die Unterstützung bei der Visumantragstellung;
  • die Bereitstellung von Veranstaltungsabzeichen, Schreibwaren, Catering- und audiovisuellen Dienstleistungen;
  • das Reporting betr. die Reiserichtlinien und Reisekosten des Unternehmenskunden;
  • die Verwaltung der Reiseausgaben und der Budgetanalyse von Unternehmenskunden;
  • Qualitätssicherungs- und Schulungszwecke;
  • Verhütung und Aufdeckung von Betrug und Vorfällen;
  • die Verwaltung der Firmenkundenbeziehung, Kontoverwaltung und -abstimmung sowie die Fakturierung von Firmenkunden;
  • die Verwaltung und Übermittlung von Reiseinformationen über Reiserouten, Sicherheitswarnungen und Tarifoptimierung;
  • die Bereitstellung von Online- und Offline-Support für Kunden; und
  • die Übermittlung von Umfragen zur Reisezufriedenheit.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch für die Durchführung von Sanktionsprüfungen, um internationale Gesetze und Vorschriften einzuhalten.

Wir verarbeiten Ihre Kontaktinformationen auch, um Informationen über CWT-Produkte und -Dienstleistungen sowie Prozessinformationen zu kommuniziern sowie für unsere internen aggregierten Statistiken zur Analyse von Markt- und Unternehmenskundenkontoanalysen und von Geschäftsprognosen.

Werden Essenspräferenzen erhoben, die religiöse Überzeugungen und Gesundheitsdaten offenbaren können (nach den europäischen Datenschutzgesetzen als besondere Kategorien personenbezogener Daten bezeichnet), so erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage einer vorherigen Zustimmung.

Welche personenbezogenen Daten erfassen wir?

Wir erfassen Ihren Namen, Nachnamen, Telefonnummer, E-Mail und Adresse, Wohnsitzland, Firmenname, Berufsbezeichnung, Mitarbeiter-Identifikationsnummer, Internetprotokolladresse, Geschlecht, Geburtsdatum und -ort, Zahlungskarteninformationen, Reisepräferenzen (sofern angegeben) wie Sitzplatz, Mahlzeit, Rauchen, spezielle Hilfsdienste, von der Regierung ausgestellte Lichtbildausweisdokumente (Reisepass oder Personalausweis), Visadaten, Notfallkontaktinformationen , Ticketnummer und Reiseroutenangaben, Tarifinformationen, Vielfliegerinformationen, Treuekarteninformationen, Informationen zu Reiseanfragen, von Zeit zu Zeit Audioaufnahmen zur Qualität und Sicherheit im Rahmen der oben beschriebenen Zwecke.

Wie erfassen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Nach Abschluss unseres Servicevertrags mit unseren Firmenkunden wird CWT in der Regel bei unseren Kunden die Liste der Mitarbeiter erheben, die berechtigt sind zu reisen, gemeinsam mit wenigen persönlichen Informationen (Name, Geschäftliche E-Mail und Adresse, Mitarbeiternummer, Berufsbezeichnung) und wird ferner ein Online-"Selbstbedienungs-Reiseprofil" in seinem proprietären

Profilverwaltungsdatenbank erstellen. Weitere personenbezogene Daten (oben aufgeführt) können bei der Kontoaktivierung durch die Reisenden selbst oder ihren Reisevermittler in ihrem Namen gemäß den Reiserichtlinien des Kunden und den CWT-Nutzungsbedingungen eingegeben werden. In Fällen, in denen besondere Kategorien personenbezogener Daten erhoben werden, wird automatisch neben dem entsprechenden Feld eine vorherige Einwilligungsmitteilung aktiviert. Reiseprofile können auch mit Informationen gefüllt werden, die direkt von einem Online-Buchungstool-Dienstleister (OBT) auf Anfrage von einem Firmenkunden empfangen werden.

Bei der Organisation von Meetings und Veranstaltungen erhält CWT wenige persönliche Informationen (Name, Nachname, Kontaktdaten, Organisation, Berufsbezeichnung und Wohnsitzland) über Teilnehmer unserer Firmenkunden. CWT kann diese personenbezogenen Daten auch über Online-Buchungsdienstleister erhalten, die vom Kunden beauftragt wurden.

An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Um die oben beschriebenen Zwecke zu erfüllen, gibt CWT Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Praktiken der Reisebranche an die unten aufgeführten externen Drittdienstleister weiter:

  • Dienstleister in der Reisebranche (Fluggesellschaften, Hotels, Autovermietungen, Transportunternehmen): Diese Lieferanten stellen die tatsächlich gewünschte Reise oder Unterkunft zur Verfügung;
  • Globale Distributionssysteme (GDS), bei diesen handelt es sich um computergestützte Reservierungssysteme, die Echtzeitinformationen über Flugsitzplätze und Hotelzimmerverfügbarkeit (einschließlich der Verfügbarkeit von Mietwagen usw.) enthalten: GDS ermöglicht CWT, eine Vorreservierung bei einem Reiseanbieter vorzunehmen, während der Reisende oder Teilnehmer eine definitive Bestätigung oder alternative Auswahl trifft;
  • Online-Buchungstools (OBT), welchee Online-Portale darstellen, die Airline- und Hoteloptionen anzeigen und als Profilmanagement-Tool fungieren: Firmenkunden wählen aus, ob sie ein OBT verwenden möchten;
  • Sicherheitsdienstleister;
  • Kreditkartenunternehmen;
  • Von Zeit zu Zeit staatliche Stellen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen; und
  • Anbieter von Konferenzabzeichen und Schreibwaren, Catering-Dienstleistungen und audiovisuellen Dienstleistungen.

Unsere Firmenkunden können uns auch auffordern, Reise- oder Teilnehmerinformationen im Zusammenhang mit den von uns angebotenen Produkten und Dienstleistungen an bestimmte Dritte ihrer Wahl weiterzugeben.

Darüber hinaus setzt CWT Drittanbieter als Unterauftragnehmer für die Verwaltung seiner IT-Tools und Plattformen ein. Diese Unterauftragnehmer können auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, jedoch ausschließlich im Namen und auf Weisung von CWT. Solche Unterauftragnehmer haben ferner die

CWT-Richtlinien, -Verfahren und -Prozesse  sowie die geltenden Datenschutzgesetze einzuhalten.

CWT behält sich ferner das Recht vor, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben  oder nach Treu und Glauben davon auszugehen ist, dass dies für die Einhaltung der geltenden Gesetze erforderlich ist.

In Übereinstimmung mit dem California Consumer Privacy Act hat CWT in den vorangegangenen zwölf (12) Monaten keine personenbezogenen Daten verkauft.

Führen wir grenzüberschreitende Übermittlungen Ihrer personenbezogenen Daten durch?

Angesichts des internationalen Charakters von CWT-Reisedienstleistungen müssen personenbezogene Daten sowohl innerhalb der CWT-Gruppe, ihrer verbundenen Unternehmen und Joint-Ventures als auch extern an die oben beschriebenen globalen Partner und Drittanbieter übertragen werden.

Wenn Ihre personenbezogenen Daten in ein Land übermittelt werden, das nicht einem Datenschutzgesetz unterliegt, das ein ähnliches oder angemessenes Datenschutzniveau bietet wie das in Ihrem Wohnsitzland geltende, oder für das die zuständige Europäische Kommission keine Angemessenheitsentscheidung erlassen hat, hat CWT Maßnahmen ergriffen, um ein angemessenes Schutzniveau der übermittelten Daten im Land der Übermittlung durch den Abschluss geeigneter Daten zu gewährleisten. CWT hat dazu Datenübermittlungsvereinbarungen auf der Grundlage der von der Europäischen Kommission herausgegebenen europäischen Standardvertragsklauseln (auch als EU-Standardvertragsklauseln bezeichnet) abgeschlossen. Dies ermöglicht den Schutz Ihrer Daten im Ausland  in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen.

Insbesondere im Hinblick auf die konzerninternen Übermittlungen personenbezogener Daten von CWT aus dem Europäischen Wirtschaftsraum in Drittländer wie in die USA, nach Indien und auf die Philippinen sind diese gemäß Artikel 46 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung durch den Abschluss der Standardvertragsklauseln der EG-Kommission legitimiert. Für eine Kopie dieser Klauseln stellen Sie bitte eine Anfrage an globalprivacy@mycwt.com.

Wo speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Angesichts des internationalen Charakters der CWT-Gruppe nutzen wir mehrere Standorte auf der ganzen Welt für unsere Datenspeicherungsanforderungen.

Je nach Wohnsitz des Reisenden speichert CWT Informationen zu Reisendenprofilen in der Profilverwaltungsdatenbank von CWT entweder in einem Rechenzentrum in Spanien (für Daten von Reisenden mit Wohnsitz in Europa) oder in einem Rechenzentrum in den USA (für Daten von Reisenden mit Wohnsitz außerhalb von Europa). Die Daten der in Europa ansässigen Reisenden  werden dann intern an unser in den USA ansässiges Rechenzentrum übertragen, um das Mid- und Back-Office kosteneffizienter zu gestalten, einschließlich der Konsolidierung von Reisebuchungen und Kundenberichten.

Die Speicherung von Finanzdaten erfolgt auf regionaler Basis auf CWT-Servern, die in Rechenzentren in den USA,  Spanien und Singapur gehostet werden.

Für personenbezogene Daten, die in der Volksrepublik China (VR China) erhoben werden, werden gebietsansässige Daten in der VR China gespeichert.

Wie stellen wir sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten sicher sind?

Wir implementieren und unterhalten kontinuierlich administrative, organisatorische, technische und physische Sicherheitsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Widerstandsfähigkeit unserer Systeme zu gewährleisten, die Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur solange speichern, wie dies zur Erreichung der Zwecke, für die sie erhoben wurden (insbesondere zur Erfüllung unserer geschäftlichen Vereinbarungen, zur Erbringung unserer Dienstleistungen, zur Beantwortung von Anfragen zu Reiseverläufen und anderen geschäftlichen Aktivitäten, zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen, wie z. B. der Finanzberichterstattung, und innerhalb der von den geltenden Vorschriften vorgeschriebenen Grenzen sowie zur Aufbewahrung von Beweisen für die Verwaltung von Streitigkeiten, Ansprüchen oder Rechtsstreitigkeiten) erforderlich ist.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Aufbewahrungsrichtlinie.

Einhaltung dieser Richtlinie und Datenschutzgesetze

CWT verpflichtet sich, sowohl diese globale Datenschutzrichtlinie und Erklärung als auch die geltenden  Datenschutzgesetze einzuhalten, insbesondere:

  • die Europäische Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO");
  • das britische Datenschutzgesetz ("UK DPA");
  • California Consumer Privacy Act ("CCPA") ;
  • das brasilianische Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten ("LGPD");
  • den Australian Privacy Act;
  • den Singaporean Personal Data Protection Act; und
  • das chinesische Cybersicherheitsgesetz ("CSL").

Direktmarketing-Datenschutzhinweis

Wir können Ihre persönlichen Kontaktinformationen (Name, Nachname, E-Mail, Firmenname, Berufsbezeichnung, Wohnsitzland) verwenden, um Ihnen Direktmarketing-Mitteilungen zu senden.

Wenn Sie eine Direktmarketing-Mitteilung von uns erhalten, dann liegt das daran, dass Sie oder Ihr Unternehmen in Ihrem Namen eine solche Kommunikation angefordert haben, oder weil wir davon ausgehen, dass die Kommunikation für Sie oder Ihr Unternehmen von Interesse ist, basierend auf den Dienstleistungen, die wir Ihnen und Ihrem Unternehmen anbieten.

In einigen Fällen haben wir Ihre Kontaktdaten aus öffentlich zugänglichen Quellen oder über einen Dritten erhoben, mit dem Sie oder Ihr Unternehmen in Ihrem Namen die Weiterleitung vereinbart haben.

Wenn Sie CWT-Websites besuchen, können Sie sich stets dazu entscheiden, uns Ihre Kontaktinformationen nicht zur Verfügung stellen. Sie können dann weiterhin die meisten Webseiten von CWT besuchen, sind aber möglicherweise nicht in der Lage sein, unsere Newsletter zu erhalten, White Papers herunterzuladen oder Informationen über bestimmte Produkte und Dienstleistungen oder Einladungen zu Veranstaltungen zu erhalten, die notwendigerweise erfordern, dass wir mit Ihnen interagieren.

Wir berufen uns auf unsere berechtigten Interessen, um Sie über unsere Produkte und Dienstleistungen auf dem Laufenden zu halten. Wenn Sie jedoch keine Direktmarketing-Mitteilungen mehr erhalten möchten, können Sie auf den Link "Abmelden" am Ende der Mitteilung klicken. In diesem Fall werden Ihre Kontaktdaten in diesem Zusammenhang nicht mehr verwendet.

Wenn wir Drittanbieter mit der Abwicklung unserer Marketingkampagnen beauftragen, geschieht dies in unserem Namen und unter unseren Anweisungen. Wir stellen sicher, dass  sich solche Drittanbieter verpflichten, unsere Richtlinien und geltende Datenschutzgesetze einzuhalten, und  Ihre Daten nicht für andere Zwecke zu verwenden.

CWT speichert Ihre Daten, solange wie Sie wünschen dass wir Ihnen weiterhin unsere Direktmarketing-Mitteilungen zukommen lassen und/oder gesetzliche Verpflichtungen,  gerichtliche Anordnungen oder behördlichen  Auflagen sowie Ihrer Aufforderung nach einer "Abmeldung" von Marketingmitteilungen nachzukommen.

Ihre Rechte

Nach den geltenden Datenschutzgesetzen stehen Ihnen diverse Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zu.

Sie haben ein Recht auf Zugriff und Berichtigung der personenbezogenen Daten, die CWT über Sie verarbeitet. Gegebenenfalls und aus legitimen Gründen, haben Sie auch ein Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden) Ihrer personenbezogenen Daten.

Je nach Wohnsitzland und aus legitimen Gründen haben Sie auch das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben außerdem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben,  jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf unserem berechtigten Interesse beruht (gemäß Artikel 21 DSGVO), Widerspruch einzulegen. Wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten, füllen Sie bitte unser SAR-Formular aus, das die Bearbeitung Ihrer Anfrage einleitet.

Kontaktinformationen

Bei Problemen und Fragen zu dieser globalen Datenschutzrichtlinie und -Erklärung wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten von CWT, globalprivacy@mycwt.com.

Je nach Wohnsitzland haben Sie möglicherweise auch das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer örtlichen Datenschutzbehörde einzureichen.

Für CWT-Mitarbeiter

Im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses bei CWT können wir Ihre personenbezogenen Daten wie oben beschrieben für die Zwecke Ihrer CWT Geschäftsreisen und Meetings & Events verarbeiten. Für andere Zwecke und Verarbeitungen, die sich auf Ihre Beschäftigung beziehen, lesen Sie bitte unsere internen Unternehmensrichtlinien und -mitteilungen.

Liste der CWT-Unternehmen

Diese Richtlinie kann sich ändern. Die Änderungen werden von Zeit zu Zeit auf CWT-Websites veröffentlicht, also stellen Sie bitte sicher, dass Sie diese Richtlinie regelmäßig überprüfen.