Redactar una política de viajes eficaz
Hay mucho a tener en cuenta a la hora de organizar un viaje de negocios, por lo que es conveniente contar con una sólida política de viajes de empresa. Establecer todos los procedimientos pertinentes contribuirá a la seguridad de los empleados y a reducir el gasto en viajes. Algunos de los pasos clave para crear la política de viajes ideal son:
- Definir tus objetivos.
Por ejemplo, mantener los costes bajos, garantizar la seguridad y comodidad de los empleados y ayudarles a tomar decisiones sobre sus viajes.
- Asegúrate de que tu política de viajes refleja las necesidades de los viajeros.
Considera los destinos más habituales para tus viajeros de negocios y la mejor forma de llegar a ellos, ¿hay necesidades o consideraciones específicas relacionadas con las actividades de tu empresa?
- Da opciones a tus empleados.
A todo el mundo le gusta poder elegir, así que ofrece a tus empleados una selección de hoteles o compañías aéreas. Puedes reducir los costes limitando la categoría del hotel o la clase del billete de avión.
- Establecer directrices claras para todos los aspectos de los viajes y mucho más.
Tu política de viajes debe ser exhaustiva para no dejar lugar a dudas, lo que incluye desde las normas para la reserva de billetes de avión hasta la política en ámbitos como los gastos adicionales y la aceptación de regalos.
- Asegúrate de que todo el mundo conoce la política de viajes.
Toda la documentación pertinente deben estar a disposición de todos los miembros de la empresa, ya sea a través de la intranet o de una plataforma de viajes. La política de viajes debe comunicarse claramente a todos los empleados, incluidos los directivos, para fomentar su aplicación.
Buenas prácticas de la política de viajes de empresa
A la hora de redactar un documento sobre la política de viajes de una empresa, no hay una talla única. Debes empezar por pensar en la naturaleza de tu organización: ¿es bastante estricta o relajada? Asegúrate de que tu política de viajes sigue el mismo estilo.
Destaca la importancia de que tus empleados lean el documento, sobre todo por su propia seguridad, y explica claramente qué deben hacer en caso de emergencia, así como con quién deben ponerse en contacto.
Otra información que debes incluir es cómo los viajeros de negocios deben ir y volver de los aeropuertos, y hasta qué punto se les permite combinar sus viajes de negocios con su propio ocio.
Ofrece a tus empleados la posibilidad de elegir hotel, pero limitando la categoría o el coste por habitación. Hazles comprender que el cumplimiento de la política de viajes garantizará el reembolso fácilmente y sin problemas de gastos adicionales. Por último, revisa constantemente tu política de viajes. La flexibilidad es clave, y la política y procedimientos deben estar abiertos a las necesidades cambiantes de tus empleados y de tu empresa.
Recuerda a tus directivos que esto es tanto para ellos como para los viajeros de negocios: si todos siguen la política, ayudarás a tu empresa a ofrecer un apoyo más eficaz a los socios estratégicos, además de permitir una mejor gestión del presupuesto de gastos.
Qué debe incluir tu política de viajes de empresa
Hay muchos aspectos de los viajes de negocios que deben tenerse en cuenta antes de redactar la política de viajes de la empresa. Aunque tu política debe reflejar las necesidades específicas de tu empresa y sus empleados, deberás establecer políticas para estas áreas fundamentales:
- Reservas de avión, tren, hotel y coche de alquiler.
- El uso de otros medios de transporte, como taxis.
- Normas para los gastos in situ, incluidas comidas, ocio y llamadas telefónicas.
- Seguridad relativa a los desplazamientos, tanto en términos de seguridad personal como del material de trabajo.
- Las normas sobre regalos y favores que pueden comprarse o recibirse durante los viajes de negocios.
- El proceso de aprobación que deben seguir los empleados y directivos.
- El sistema de pago de los gastos en que se incurra durante el viaje.
Establecer una política de gastos de viaje
Establecer una política de gastos clara y justa es vital para la salud de tu empresa: una mala gestión de los gastos de viaje te puede costar dinero. A continuación, te recomendamos que apliques tu política a una serie de gastos clave:
Viajes adicionales
Indica que los gastos de viaje cubrirán únicamente los fines de los viajes de negocios -ya sea para asistir a actos, reuniones o formación- y que los viajes que no sean de negocios o de ocio correrán a cargo del empleado. También debes animar a los viajeros de negocios a utilizar el modo de transporte más rentable, teniendo en cuenta la duración prevista del viaje.
Alojamiento
Permite que tus viajeros de negocios controlen sus propios gastos, limitando sus presupuestos según la categoría del hotel o el importe por habitación. Puedes facilitarles los precios medios de las habitaciones en cada lugar y pedirles que se mantengan dentro de ese rango. Especifica que las habitaciones estándar deben ser el tipo de habitación obligatorio y confirma claramente si tu empresa se hará cargo de los gastos de minibar, Wi-Fi, etc.
Comidas
Dependiendo de la cultura de tu empresa, puedes ser tan explícito como quieras con tu política de comidas. A muchas empresas les resulta más fácil ofrecer una dieta diaria que cubra el desayuno, la comida y la cena, pero tu política debe incluir una declaración sobre las bebidas alcohólicas, normalmente para aclarar que correrán a cargo del empleado, a menos que esté con un cliente.
Consejos
Muchas políticas de viajes de empresa cubren las propinas hasta el 20%, pero sólo cuando ya se han incluido en la factura como cargo por servicio. Si un viajero de negocios decide añadir una propina por cualquier otro concepto, debe hacerlo de su propio bolsillo o a discreción de su jefe.
Entretenimiento
Los gastos de representación pueden incluir comidas, bebidas o cualquier otro tipo de hospitality. La forma más eficaz de gestionar los gastos de representación es establecer un límite o intervalo, y advertir de que se requerirá la aprobación de la dirección para cualquier reembolso que supere esta cantidad.
Cómo prever tu presupuesto
Utilizar datos sobre el comportamiento de los viajeros y los gastos anteriores es clave para establecer previsiones inteligentes para tu presupuesto anual de gastos. Diferentes empleados viajarán de diferente manera, a diferentes lugares y con diferentes frecuencias. Sin embargo, disponer de datos sobre el coste medio del vuelo por milla, así como los costes por noche del hotel, coste medio de las comidas y el transporte terrestre, te permitirán predecir y anticipar con precisión tu presupuesto de gastos para el año siguiente.
Fijar límites de gastos
En su mayor parte, los viajeros de negocios quieren hacer lo que es correcto para su empresa, y muchas empresas han constatado que dar a los empleados el control sobre sus propios gastos puede reducir el gasto excesivo. Encuentra un término medio dando a los empleados el control pero estableciendo límites.
Por ejemplo, los gastos de comida pueden establecerse como una asignación global por día, dando al empleado la posibilidad de elegir cuánto gastar individualmente en el desayuno, la comida y la cena.
A la hora de reservar alojamiento, ofrece a los empleados la posibilidad de elegir entre una habitación estándar en cualquier hotel de una determinada categoría o un precio máximo por noche.
En cuanto al transporte terrestre, una política de viajes de empresa debe aconsejar claramente a los empleados que elijan el método más rentable teniendo en cuenta la duración del viaje. La mayoría de los viajeros de negocios aceptarán que se les limite a volar en clase turista en los viajes de corta distancia.
Gestión de reclamaciones de gastos
Es importante que los viajeros de negocios tengan un método claramente definido para reclamar sus gastos. Pídeles que rellenen un informe de gastos con la fecha, el importe, la categoría, el lugar y la finalidad profesional de la solicitud, y decide si quieres que presenten recibos de todos los gastos o sólo de los que superen un determinado importe.
Otorga a tus empleados un plazo para presentar los gastos: esto ayudará a tu empresa a mantener un flujo de caja estable y preciso. Del mismo modo, indícales cuándo se prevé que se les abonará el importe a sus cuentas. Dependiendo de la cantidad gastada, puede ser una buena idea aclarar quién aprobará sus gastos en cada caso.
Establecimiento de directrices y procedimientos
No existe una política de viajes corporativa uniforme. Si su política no se ajusta a la naturaleza de tu organización, es poco probable que llegue a satisfacer las expectativas de las partes interesadas. Fundamentalmente, la política y los procedimientos de viajes deben adaptarse a la cultura de la empresa y ser flexibles en función de las necesidades de los empleados, el sector y la economía. También deben ser ampliamente difundidos y comprendidos.
Tus directrices y procedimientos ayudarán a sus viajeros de negocios a tomar decisiones en el marco de tu política de viajes de empresa. Debes incluir procedimientos para todas las reservas; al fin y al cabo, es importante que los empleados tengan claro qué se espera de ellos en cada momento de su viaje de negocios.
También puede ser necesario incluir una sección sobre las consecuencias de no seguir las directrices y procedimientos establecidos.
Consideración de los procedimientos de seguridad
La seguridad y el bienestar de los empleados deben estar en el centro de toda política de viajes de empresa. Mientras estén en viaje de negocios, tus empleados son tu responsabilidad, por lo que es crucial que tu política cuente con procedimientos que puedan responder hábilmente a situaciones de riesgo personal, condiciones meteorológicas adversas o disturbios políticos en un país extranjero.
Destaca lo importante que es que tus empleados lean el documento de política de viajes de tu empresa por su propia seguridad, y aclara qué deben hacer en una situación de emergencia y con quién deben ponerse en contacto. Si tus empleados vuelan regularmente a países de alto riesgo, organiza formación adicional sobre seguridad y protección en los viajes. Trabajamos en estrecha colaboración con International SOS para ofrecer asistencia médica y de seguridad, y mantener a tus empleados seguros en la carretera.
Échale un vistazo a cómo podemos ayudar a tus empleados en cada etapa de su recorrido.
Comunicación de la política de viajes a los empleados
Una vez redactada la política de viajes de la empresa, hay que asegurarse de que los empleados la lean y la entiendan. Ya sea en un documento impreso, a través de la intranet o por correo electrónico, existen diversas formas habituales de asegurarse de que se comunica de la forma más eficaz posible.
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