Incluso en nuestro mundo postdigital, hay algunos objetos físicos de los que no puedes prescindir, sobre todo en un viaje de negocios. Si olvidas el pasaporte, no podrás coger el vuelo. Si olvidas el teléfono o el portátil, tendrás problemas para comunicarte con colegas y clientes. Si olvidas documentos de trabajo importantes, puedes poner en peligro desde tu reputación profesional hasta la relación con un cliente. Todos estos errores son fáciles de cometer, pero ya sabes el estrés que comportan y lo que le costaría a tu empresa corregirlos.
Esta práctica guía explica cómo hacer la maleta para un viaje de negocios, lo que te dejará más tiempo para centrarte en tu reunión o en esa gran conferencia en la que tienes que hacer una presentación. Aquí tienes 10 artículos esenciales que debes incluir en tu lista de equipaje para un viaje de negocios.
1. Documentos de viaje
El elemento más importante de la lista de equipaje para un viaje de negocios es el pasaporte, sin el cual no podrás subir a un avión. Una buena idea es guardar todos tus documentos de viaje -incluidas las reservas de avión, las confirmaciones de hotel y los datos del coche de alquiler- en un lugar seguro. Así podrás acceder a ellos rápidamente en cuanto los necesites, evitando ese momento de pánico en el que no encuentras tu tarjeta de embarque.
2. Portátil o tableta
Llevarse un portátil o una tableta es una forma estupenda de ser productivo. Tanto si estás revisando una presentación como si estás escribiendo notas después de una reunión, utilizar un portátil o una tableta para trabajar mientras te desplazas hará que optimices tu tiempo de viaje. Sea cual sea el dispositivo electrónico que te resulte más útil, no olvides meter en la maleta los cargadores correspondientes. Los adaptadores son imprescindibles si viajas al extranjero, así que hazte con uno antes del viaje: ahorrarás tiempo y dinero en comparación con comprarlo en el aeropuerto.
3. Teléfono
Los teléfonos son esenciales en la vida empresarial. Sin ellos, te resultará muy difícil comunicarte con tus compañeros o con tus clientes, y también pueden ayudarte a mantenerte organizado. Descárgate una aplicación de viajes de empresa como myCWT™ y podrás sincronizar tu teléfono con tu calendario laboral para recibir los recordatorios que necesitas para cumplir con tu horario de trabajo y tu itinerario de viaje.
4. Acceso Wi-Fi
Piensa en las opciones inalámbricas si necesitas trabajar a distancia, orientarte en su destino o hablar con tu familia en casa. El acceso Wi-Fi en las habitaciones de hotel no siempre es gratuito. En algunos hoteles, disponer de Internet en la habitación puede suponer un coste diario considerable, equivalente a lo que pagarías al mes por una tarjeta inalámbrica. Las principales operadoras telefónicas venden tarjetas de Internet, que además se pueden utilizar en distintos dispositivos, mientras que la conexión Wi-Fi de un hotel suele cubrir un solo aparato. También puedes registrarte en CWT Hotel Intel™ y consultar un directorio de hoteles de todo el mundo y leer las opiniones de los viajeros. Esto te permitirá ver qué hoteles están mejor clasificados en términos de opciones Wi-Fi, lo que te permitirá tomar una decisión acertada sobre dónde alojarte.
5. Ropa y accesorios
Lleva la ropa adecuada. Llevar la chaqueta, los zapatos o los accesorios más apropiados puede marcar la diferencia a la hora de preparar un itinerario repleto de actividades, e incluso esas copas espontáneas de última hora que son ideales para fomentar y establecer contactos. Es probable que necesites meter en la maleta una mezcla de ropa formal de negocios y ropa informal, junto con ropa interior, calcetines y pijamas. Ten en cuenta el tiempo que hará en el lugar de destino: si hace viento y lluvia, desearás haber metido en la maleta un paraguas de viaje y un chubasquero. Recuerda que es posible que el hotel no te proporcione artículos de aseo como champú, acondicionador y pasta de dientes, así que llévate los suyos por si acaso.
6. Cartera o monedero
Acordarse de la cartera o el monedero es absolutamente imprescindible. Sin ella, no podrás pagar nada en tu viaje, lo que te causará dolores de cabeza innecesarios. Aunque lo más probable es que la mayoría de los pagos se hagan con tarjeta, siempre es bueno llevar suelto y billetes pequeños para los gastos menores. Como regla general, lleva sólo lo que necesites, como las tarjetas que vayas a utilizar, y sólo unas cuantas monedas de curso legal según el destino; así limitarás los daños si pierdes o te roban la cartera o el bolso. Asegúrate de llevarlos siempre a mano, en el bolsillo de la chaqueta o del pantalón, para poder recuperarlo fácilmente cuando lo necesites.
7. Mentolados para el aliento
Cuando se conoce a alguien por primera vez en el mundo de los negocios, es importante causar una buena primera impresión. Nunca se sabe a quién se puede conocer, y si se trata de un cliente o de un contacto potencialmente importante, no hay que preocuparse por el mal aliento. Es fácil pasar por alto este aspecto esencial, así que no olvides llevar unos caramelos de menta para masticar a intervalos regulares y, sobre todo, después de las comidas.
8. Folletos impresos
Pregúntate: ¿qué documentos de trabajo necesito para mi viaje de negocios? Tanto si se trata de folletos para presentaciones como de agendas de reuniones, son una parte importante de la lista de comprobación de cualquier viaje de negocios. Seguramente, en el lugar de destino habrá algún sitio donde imprimirlos, pero no lo dejes al azar. No tardarás ni un minuto en imprimir y empaquetar los folletos que necesites, y te sentirás mucho mejor sabiendo que los llevas contigo cuando llegues a tu destino.
9. Material de oficina
Piensa en el material de papelería que necesitarás. Parece sencillo, pero si tu viaje de negocios incluye una reunión con un cliente, necesitarás un bolígrafo y un bloc de notas para anotar los puntos de acción y asegurarte de que pareces organizado. Piensa en qué otro material de oficina necesitas incluir en la lista de equipaje de tu viaje de negocios: notas adhesivas para establecer recordatorios visuales rápidos, clips para mantener unidos los documentos y carpetas para protegerlos de posibles daños. No hace falta que te lleves una tienda entera de material de oficina, pero unos cuantos artículos útiles te serán de gran ayuda.
10. Tarjetas de visita
Aunque sólo vayas a reunirte con caras conocidas, no puedes dejar las tarjetas de visita fuera de la lista de equipaje de tu viaje de negocios. Nunca se sabe cuándo vas a encontrarte con alguien que podría ser una gran incorporación a tu red de contactos y, en esos casos, querrás estar seguro de que pueden ponerse en contacto contigo. Lleva una buena cantidad de tarjetas de visita para que no se te acaben, y guárdalas en los bolsillos, el maletín, la cartera o el bolso para estar siempre preparado cuando establezcas una conexión. Las tarjetas de visita son esenciales para asistir a una conferencia, y también son un buen distintivo.
Una vez que hayas marcado cada uno de estos elementos de la lista de comprobación de tu viaje de negocios, no olvides comprobarlo una y otra vez.
Hacer la maleta para un viaje de una noche
Si vas a hacer la maleta para un viaje de una noche, hazla sólo para equipaje de mano. Así ahorrarás tiempo al llegar y eliminarás el riesgo de perder el equipaje. Así pues, la lista de equipaje para un viaje de negocios debe ser lo más reducida posible: una muda y los artículos de aseo esenciales, el teléfono, el portátil, un bloc de notas y un bolígrafo. También debes informar a las personas clave de dónde te encuentras, asegurándote de que tu gestor de viajes conoce el itinerario de tu viaje de negocios, y llevar un mínimo de tarjetas y dinero en la cartera o el bolso.
Viajar 3, 4 ó 5 días
La lista de comprobación para un viaje de negocios será claramente más extensa para un viaje de varios días. Además de los elementos esenciales para pasar la noche, necesitarás una combinación de ropa elegante e informal. Si viajas de un destino a otro, ten en cuenta de dónde va a venir tu acceso a Internet: una tarjeta Wi-Fi o un hotspot son la clave para seguir siendo productivo y estar conectado con las personas adecuadas.
