Suivez ces 6 étapes pour un voyage d'affaires efficace :
- Organisez votre voyage bien à l'avance
- Sélectionnez votre hébergement en fonction du prix et de la commodité
- Créer un itinéraire
- Recherchez votre destination
- N'oubliez pas vos appareils électroniques, vos accessoires et vos documents de voyage
- Préparez votre réunion
Dans le monde numérique d'aujourd'hui, nous pouvons communiquer à travers différents fuseaux horaires en un clin d'œil. Cependant, lorsqu'il s'agit de conclure une affaire importante ou de favoriser une relation d'affaires solide et durable, rien ne vaut une interaction en face à face.
Les voyages d'affaires sont toujours aussi importants, et il est tout aussi important pour quiconque effectue un voyage d'affaires de se préparer minutieusement. Lorsque vous arrivez à destination détendu et bien préparé, vous êtes mieux armé pour faire bonne impression et vous concentrer sur l'objet de votre réunion. La préparation permet à votre esprit de se concentrer sur le moment présent, ce qui vous permet de rester concentré sur l'essentiel lors de cette réunion si importante. Si vous souhaitez affiner la façon dont vous vous préparez à votre prochaine excursion, suivez ces conseils essentiels pour devenir un planificateur de voyage d'affaires efficace.
Organiser le voyage
Que votre nom figure sur les documents de voyage ou que vous soyez responsable des déplacements, il est important de bien planifier les voyages d'affaires. Votre première étape devrait toujours être de vous familiariser avec la politique de voyage de votre entreprise. Vous organisez un voyage d'affaires, et non un voyage personnel ou un court séjour. Il est donc essentiel de vous conformer à la politique de votre entreprise.
Ensuite, il est temps de réserver votre voyage. Il peut s'agir d'un voyage en avion, en train, en voiture de location ou même en bateau. Pensez au voyage de porte à porte, en mettant en balance la durée du voyage avec le coût et la commodité. Visualisez les différentes étapes du voyage de A à B. Tenez compte de détails tels que le temps nécessaire pour se déplacer entre l'aéroport et la gare, le temps nécessaire pour remplir les papiers chez le loueur de véhicules et l'utilité éventuelle d'une consigne à bagages. Utilisez plusieurs sources et différents sites de comparaison, en recherchant les sociétés qui proposent les meilleures offres. Encore une fois, tenez compte des restrictions budgétaires prévues par la politique de voyage de votre entreprise.
N'oubliez pas les petits détails. L'avion est-il équipé du Wi-Fi pour que vous puissiez travailler en déplacement ? Partir un jour plus tôt vous permettrait-il d'arriver à votre première réunion mieux reposé et préparé ? À ce stade, plus vous vous préparez soigneusement, plus vous serez confiant et détendu au moment du départ.
Sélectionnez votre logement
La préparation des voyages d'affaires ne représente, bien entendu, que la moitié du travail. Le choix de l'hébergement le mieux adapté à vos besoins est également essentiel. Si vous n'avez qu'un seul lieu de réunion à atteindre, veillez à réserver un hôtel à proximité - plutôt que de vous laisser séduire par une option plus luxueuse qui pourrait se trouver à 45 minutes de route. Utilisez les cartes de votre smartphone pour mesurer les distances entre la gare ou l'aéroport et votre hôtel - et n'oubliez pas que les routes et les réseaux de transport sont plus fréquentés à certaines heures de la journée.
Vérifiez les politiques hôtelières de votre entreprise pour voir s'il y a des hôtels préférés - vous pourriez aussi faire une bonne affaire. En ce qui concerne le coût, veillez à comparer les tarifs pour des types d'hébergement similaires et à choisir un établissement dont le prix est raisonnable. Certaines entreprises fixent même un coût par jour qui limite le choix des hôtels.
Il est également judicieux de prêter une attention particulière aux équipements de l'hôtel. Certains hôtels axés sur le tourisme peuvent servir le petit-déjeuner trop tard pour vos départs matinaux, et en tant que voyageur d'affaires, vous voudrez probablement bénéficier du Wi-Fi gratuit, d'un service d'étage 24h/24 et de nombreuses prises électriques pour recharger vos appareils. CWT Hotel Intel permet aux voyageurs d'accéder à des avis fiables de pairs sur les hôtels et peut être un outil pratique pour les organisateurs de voyages d'affaires.
Créer un itinéraire détaillé
Votre itinéraire est votre plan directeur pour un voyage d'affaires réussi. Utilisez-le pour garder le contrôle de chaque détail - des horaires de transport et des noms des personnes que vous rencontrez, à vos réservations de voyage et à l'adresse de votre hôtel. Assurez-vous de prévoir du temps supplémentaire sur votre itinéraire pour vous détendre, pour les réunions qui ont été retardées ou dépassées, et pour les embouteillages. Envisagez d'utiliser un outil spécialement conçu comme l'application myCWT™, qui synchronise votre itinéraire avec les calendriers de travail, et permet aux voyageurs de le partager avec leurs collègues. C'est pratique du point de vue de la communication et de l'efficacité, et comme mesure de sécurité si vous vous rendez dans une destination inconnue.
Recherchez votre destination
Il se peut que vous vous rendiez dans une destination que vous connaissez bien et dans laquelle vous vous sentez à l'aise. Ou bien, vous entrez dans un territoire inconnu. Si c'est le cas, il est essentiel de faire des recherches pour éviter tout risque inutile. Par exemple, certaines villes sont réputées pour leurs pickpockets. Vous devrez donc faire preuve d'une grande prudence lorsque vous garderez dans vos poches des objets importants et coûteux comme des téléphones. En fonction de votre destination, il peut également être prudent de vous renseigner sur la situation politique actuelle de votre destination.
Vous vous rendez peut-être dans une ville ou un pays dont la culture et les coutumes sont différentes des vôtres. Évitez d'avoir l'air idiot ou, pire encore, d'offenser, en vous renseignant sur les différences de comportement et de manières avant votre arrivée. Par exemple, si vous emmenez des clients potentiels à un repas, connaissez-vous l'étiquette du pourboire ou le moment où il faut donner sa carte de visite ? Ou, si vous visitez un pays où l'anglais n'est pas la langue commune, vous pouvez même apprendre quelques phrases de base, comme les salutations et le "merci", qui peuvent faire toute la différence pour faire une bonne première impression.
Préparez vos documents de voyage
Des heures de préparation et de recherche minutieuses seront gâchées si vous oubliez des documents de voyage essentiels. Pour voyager d'un pays à l'autre, il faut un passeport valide et en cours de validité, des billets de voyage et parfois un visa. Il est essentiel de vérifier si vous avez besoin d'un visa dès que possible, même si vous ne faites que transiter par un pays, sans mettre un pied hors de l'aéroport. Certaines ambassades peuvent prendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines, pour délivrer un visa. Même si vous ne voyagez pas dans un autre pays, vous aurez peut-être besoin d'une pièce d'identité avec photo pour vérifier que votre nom correspond bien à celui qui figure sur le billet - votre passeport ou votre permis de conduire sont les meilleures options, gardez-les précieusement à tout moment.
N'oubliez pas vos accessoires électroniques
Restez aussi productif que possible pendant votre voyage en emportant un ordinateur portable ou une tablette - cela vous permettra de rentabiliser votre temps de voyage. N'oubliez pas non plus d'emporter les chargeurs et adaptateurs nécessaires. Vous pouvez généralement les récupérer à l'aéroport lors de votre passage, mais il est essentiel d'être préparé et de gagner du temps et de l'argent sur le long terme.
Préparez votre réunion
Vous avez donc suivi toutes les bonnes étapes pour planifier un voyage d'affaires, mais qu'en est-il de vos objectifs professionnels et de la réunion elle-même ? Noter ce que vous espérez obtenir au cours du voyage peut vous aider à mieux vous concentrer, même si vous souhaitez simplement établir de nouveaux contacts ou avoir un aperçu général d'un nouveau client potentiel. Armez-vous d'autant d'informations que possible sur les personnes que vous rencontrerez, ainsi que sur les lieux où elles se trouveront. Quel est le code vestimentaire ? Si vous visitez un site industriel, par exemple, aurez-vous besoin de chaussures solides ? Si vous devez faire une présentation, quel sera son format et votre hôte disposera-t-il du matériel nécessaire ? Il suffit d'envoyer un courriel à l'avance pour vérifier si l'hôte dispose d'écrans et de câbles adéquats pour éviter tout retard embarrassant ou toute confusion qui pourrait nuire au bon déroulement de la réunion. La première impression compte, alors mettez toutes les chances de votre côté pour en faire une bonne.
En prenant le temps de vous préparer, en effectuant des recherches détaillées et en suivant ces conseils pour les voyages d'affaires, vous optimiserez vos chances de faire un voyage productif et agréable.