6 vaihetta tehokkaan työmatkan järjestämiseksi:
- Tee matkajärjestelyt hyvissä ajoin etukäteen
- Valitse majoitus hinnan, sijainnin ja palveluiden perusteella.
- Tee matkasuunnitelma
- Tutki matkakohdetta
- Muista elektroniikka, tarvikkeet ja matkustusasiakirjat
- Valmistaudu tapaamiseen
Tämän päivän digitaalisessa maailmassa voimme kommunikoida eri aikavyöhykkeiden yli hetkessä. Mikään ei kuitenkaan voita kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta, kun on kyse ison sopimuksen solmimisesta tai vankan ja pitkäaikaisen liikesuhteen luomisesta.
Liikematkoilla on edelleen iso merkitys, ja on yhtä lailla tärkeää, että jokainen liikematkalle lähtevä valmistautuu niihin perusteellisesti. Kun saavut määränpäähäsi rentoutuneena ja hyvin valmistautuneena, sinulla on paremmat edellytykset tehdä hyvä vaikutelma ja keskittyä itse kokoukseen tai tapaamiseen. Tässä vinkkejä, joiden avulla viet liikematkojen suunnittelun seuraavalle tasolle.
Tee matkajärjestelyt
Olipa matkustusasiakirjoissa sitten nimesi tai olet yrityksesi travel manager, työmatkojen huolellinen suunnittelu on tärkeää. Ensimmäiseksi sinun tulisi aina tutustua yrityksesi matkustussääntöihin. Teet matkajärjestelyjä työmatkaa varten, etkä suunnittele henkilökohtaista lomaa, joten yrityksen politiikan noudattaminen on tärkeää.
Seuraavaksi on aika varata matka. Tämä voi tarkoittaa lento- tai junamatkaa, autonvuokrausta tai jopa laivamatkaa. Mieti matka ovelta ovelle tasapainottaen samalla matka-aikoja, kustannuksia ja haluttua palvelutasoa. Visualisoi matkan eri vaiheet paikasta A paikkaan B. Mieti yksityiskohtia, kuten sitä, kuinka kauan kestää liikkua lentokentän ja rautatieaseman välillä, kuinka kauan kestää täyttää paperityöt autonvuokraamossa ja onko matkatavaroiden säilytys mahdollisesti hyödyllistä. Käytä useita lähteitä ja erilaisia vertailusivustoja ja tutki, mitkä yritykset tarjoavat parhaita tarjouksia. Ole myös tietoinen yrityksesi matkustussäännön mahdollisista budjettirajoituksista sekä preferoiduista kumppaneista.
Älä unohda pieniä yksityiskohtia. Onko lentokoneessa Wi-Fi, jotta voit työskennellä matkalla? Jos lähtisit päivää aikaisemmin, voisitko saapua ensimmäiseen kokoukseen paremmin levänneenä ja valmistautuneena? Mitä huolellisemmin valmistaudut tässä vaiheessa, sitä varmempi ja rennompi olet lähtiessäsi.
Valitse majoitus
Työmatkojen valmistelu on tietenkin vain puolet työstä. Myös tarpeisiisi parhaiten sopivan majoituksen valitseminen on tärkeää. Jos sinulla on vain yksi kokouspaikka, johon sinun on päästävä, varmista, että varaat hotellin, joka on lähellä - sen sijaan, että valitsisit ylellisemmän vaihtoehdon, joka saattaa olla 45 minuutin vaivalloisen matkan päässä. Käytä älypuhelimesi karttoja mitataksesi etäisyydet asemalta tai lentokentältä hotelliin - ja muista, että tiet ja liikenneverkostot ovat vilkkaampia tiettyinä vuorokaudenaikoina.
Tarkista yrityksesi hotellikäytännöistä, onko yritykselläsi suositeltuja hotelleja - saatat myös saada niistä hyvän tarjouksen. Kun mietit kustannuksia, vertaa samantyyppisten majoituspaikkojen hintoja ja varmista, että valitset jonkin kohtuuhintaisen majoituspaikan - jotkin yritykset määrittelevät päiväkohtaisen hinnan, joka rajoittaa hotellien valinnanvaraa.
Kannattaa myös kiinnittää huomiota hotellin tarjoamiin palveluihin. Joissakin turisteille suunnatuissa hotelleissa aamiainen saatetaan tarjoilla liian myöhään, ja liikematkustajana haluat todennäköisesti ilmaisen Wi-Fi-yhteyden, runsaasti pistorasioita laitteidesi lataamista varten sekä mahdollisesti ympärivuorokautisen huonepalvelun. CWT Hotel Intel tarjoaa matkustajille pääsyn luotettavien vertaishotellien arvosteluihin, ja se voi olla kätevä apuväline liikematkan suunnittelijoille.
Luo yksityiskohtainen matkasuunnitelma
Matkasuunnitelmasi on avain onnistuneeseen työmatkaan. Sen avulla voit hallita jokaista yksityiskohtaa - kuljetusajoista ja tapaamiesi henkilöiden nimistä matkavarauksiin ja hotellin osoitteeseen. Muista varata matkasuunnitelmassasi ylimääräistä aikaa rentoutumista, viivästyneitä tai yliaikaisia kokouksia ja ruuhkaista liikennettä varten. Harkitse erityisesti suunnitellun työkalun, kuten myCWT™ -sovelluksen käyttöä, joka synkronoi matkasuunnitelmasi työkalentereiden kanssa ja antaa matkustajalle mahdollisuuden jakaa sen kollegoiden kanssa. Tämä on kätevää viestinnän ja tehokkuuden kannalta sekä turvallisuustoimenpiteenä, jos matkustat tuntemattomaan kohteeseen.
Tutki matkakohdettasi
Saattaa olla, että matkustat kohteeseen, joka on sinulle entuudestaan tuttu ja jossa tunnet olosi kotoisaksi. Tai sitten olet matkalla sinulle tuntemattomalle alueelle. Jos näin on, valmistautuminen on tärkeää tarpeettomien riskien välttämiseksi. Esimerkiksi jotkin kaupungit ovat tunnettuja taskuvarkaista, joten sinun on oltava erityisen huolellinen arvokkaiden ja tärkeiden esineiden, kuten puhelimen säilyttämisessä. Riippuen siitä, minne olet menossa, voi myös olla järkevää tutustua matkakohteesi poliittiseen tilanteeseen.
Ehkä matkustat kaupunkiin tai maahan, jonka kulttuuri ja tavat poikkeavat omastasi. Vältä näyttämästä hölmöltä tai aiheuttamasta pahennusta tutkimalla käyttäytymisen ja tapojen eroja ennen saapumistasi paikan päälle. Jos esimerkiksi viet potentiaalisia asiakkaita aterialle, tiedätkö annetaanko juomarahaa tai milloin käyntikortteja vaihdetaan? Tai jos vierailet maassa, jossa englanti ei ole yleiskieli, voit jopa opetella muutaman perusfraasin, kuten tervehdyksen ja sanomaan "kiitos" paikallisella kielellä, joilla voi olla suuri merkitys hyvän ensivaikutelman luomisessa.
Valmistele matkustusasiakirjat
Tuntikausien huolellinen valmistautuminen ja tutkiminen menee hukkaan, jos unohdat matkustusasiakirjat. Matkustaminen maiden välillä edellyttää voimassa olevaa passia tai henkilökorttia, matkalippuja ja joskus viisumia. Pohjoismaissa matkustusasiakirjaa ei lähtökohtaisesti tarvita, mutta silloinkin sinun on pyydettäessä todistettava henkilöllisyytesi. On tärkeää tutkia mahdollisimman pian, tarvitsetko viisumia, vaikka olisitkin vain matkalla jonkin maan läpi astumatta jalallasi lentokentän ulkopuolelle. Joillakin suurlähetystöillä voi kestää useita päiviä tai jopa viikkoja myöntää viisumi. Vaikka et matkustaisikaan toiseen maahan, saatat tarvita kuvallisen henkilötodistuksen, jolla voit varmistaa, että nimesi vastaa lipussa olevaa nimeä - passi tai henkilökortti ovat parhaita vaihtoehtoja, joten pidä ne aina tallessa.
Muista elektroniset laitteet ja tarvikkeet
Pysy matkallasi tuotteliaana ottamalla mukaan kannettava tietokone tai tabletti - näin matka-aikakin pysyy tuottavana. Muista pakata mukaan myös tarvittavat laturit ja sovittimet. Voit toki hankkia ne lentokentältä, kun olet matkalla, mutta valmistautumalla säästät aikaa sekä rahaa.
Valmistaudu kokoukseen
Olet siis noudattanut kaikkia vaiheita liikematkan suunnittelussa, mutta entäpä liiketoimintasi tavoitteet ja itse kokous? Kun kirjaat ylös, mitä toivot saavuttavasi matkalla, voit keskittyä itse asiaan paremmin - vaikka haluaisitkin vain tavoittaa uusia kontakteja tai saada yleiskuvan mahdollisesta uudesta asiakkaasta. Hanki itsellesi mahdollisimman paljon tietoa tapaamistasi ihmisistä sekä paikoista, joissa he ovat. Entä mikä on pukukoodi? Jos vierailet esimerkiksi teollisuusalueella, tarvitsetko tukevat kengät? Jos aiot pitää esitelmän, missä muodossa se pidetään ja onko isännälläsi tarvittavat laitteet esitykseesi? Jos lähetät etukäteen sähköpostia ja tarkistat, onko isännällä valmiina sopiva näyttö ja sopivat kaapelit, voit välttää kiusalliset viivästykset tai sekaannukset, jotka saattaisivat aloittaa kokouksen kiusallisesti. Ensivaikutelma on tärkeä, joten anna itsellesi parhaat mahdollisuudet tehdä hyvä vaikutelma.
Varaamalla aikaa valmistautumiseen, tekemällä yksityiskohtaista selvitystä ja noudattamalla näitä liikematkavinkkejä voit optimoida mahdollisuutesi tuottavaan ja miellyttävään liikematkaan.
