Escrever uma política eficaz de viagens corporativas
Há muito a considerar ao organizar viagens de negócios, portanto faz sentido ter uma política robusta de viagens corporativas em vigor. A definição de todos os procedimentos relevantes ajudará a manter seus funcionários seguros enquanto trabalham para reduzir os gastos com viagens de negócios. Alguns dos principais passos para criar sua política ideal de viagens corporativas incluem:
- Definindo seus objetivos.
Estes poderiam incluir manter os custos baixos, garantir que os funcionários estejam seguros e confortáveis e ajudá-los a tomar decisões em suas viagens.
- Assegurar que sua política de viagem reflita as necessidades dos viajantes.
Considere os destinos mais comuns para seus viajantes de negócios e a melhor maneira de chegar até eles, existem necessidades específicas ou considerações relacionadas às atividades de sua empresa?
- Dando opções a seus funcionários.
Todos gostam de ter uma escolha, portanto, tente dar a seus funcionários uma seleção de hotéis ou linhas aéreas. Você pode manter os custos baixos, limitando a classificação por estrelas do hotel ou classe de bilhete aéreo.
- Estabelecer diretrizes claras para todos os aspectos da viagem e muito mais.
Sua política de viagem precisa ser abrangente para não deixar margem para dúvidas - o que inclui tudo desde regras de reserva de companhias aéreas até a política em áreas como despesas adicionais e a aceitação de presentes.
- Certificar-se de que todos saibam qual é a política de viagem.
Todos os documentos relevantes precisam estar prontamente disponíveis para todos dentro de sua empresa, seja através da intranet ou de uma plataforma de viagem. A política precisa ser claramente comunicada a todos, inclusive aos gerentes de linha, para que possam aplicá-la.
Melhores práticas de política de viagens corporativas
Ao escrever um documento de política de viagens corporativas, um tamanho não cabe em todos. Você deve começar pensando sobre a natureza de sua organização - ela é bastante rígida ou relaxada? Certifique-se de que sua política de viagem segue o mesmo tom.
Destaque o quanto é importante que seus funcionários leiam o documento, sobretudo para sua própria segurança, e esclareçam o que eles precisam fazer em uma situação de emergência, assim como quem eles precisariam contatar.
Outras informações que você deve incluir é como os viajantes a negócios devem chegar e partir dos aeroportos, e até que ponto eles têm permissão para combinar suas viagens de negócios com seu próprio lazer.
Capacite seus funcionários dando-lhes uma escolha de hotéis enquanto limita a classificação por estrelas ou o custo por quarto. Impressione-lhes o fato de que o cumprimento de sua política de viagens garantirá o reembolso suave e fácil de despesas adicionais. Finalmente, continue revendo sua política de viagens corporativas. A flexibilidade é fundamental, e sua política e procedimentos de viagem devem estar abertos às novas exigências de seus funcionários e de sua empresa.
Lembre seus líderes seniores que isto é tanto para eles quanto para os viajantes a negócios - se todos seguirem a política que ajudará sua empresa a oferecer um apoio mais eficaz a seus parceiros estratégicos, assim como permitirá uma melhor gestão de seu orçamento de despesas.
O que incluir em sua política de viagens corporativas
Há muitos aspectos das viagens de negócios a serem considerados antes de escrever sua política de viagens corporativas. Embora sua política deva refletir as necessidades exclusivas de sua empresa e de seus funcionários, você precisará estabelecer políticas para estas áreas fundamentais:
- Reservas de companhias aéreas, ferroviárias, hotéis e aluguel de carros.
- O uso de outros transportes, tais como táxis.
- Regras para gastos no local, incluindo refeições, entretenimento e ligações telefônicas.
- Segurança relacionada a viagens - tanto em termos de segurança pessoal quanto de materiais de trabalho.
- As regras em torno de presentes e favores que podem ser comprados ou recebidos durante viagens de negócios.
- O processo de aprovação que funcionários e gerentes precisam seguir.
- O sistema para o pagamento de quaisquer despesas incorridas durante a viagem.
Apresentando sua política de despesas de viagem
Estabelecer uma política de despesas clara e justa é vital para a saúde de seu negócio - a má administração das despesas de viagem custa o dinheiro de seu negócio. Eis como recomendamos que sua política aborde uma série de despesas-chave:
Viagens adicionais
Declarar que os custos de viagem cobrirão somente as viagens de negócios - seja para eventos, reuniões ou treinamento - e que as viagens não comerciais ou de lazer saem do bolso do funcionário. Você também deve incentivar os viajantes de negócios a utilizar o meio de transporte mais econômico, levando em conta o tempo de viagem esperado.
Alojamento
Capacite seus viajantes de negócios, dando-lhes controle sobre seus próprios gastos - limitando seus orçamentos por classificação de estrelas de hotel ou quantia por quarto. Você poderia fornecer tarifas médias de quarto em cada local e pedir-lhes que fiquem dentro desse limite. Especifique que os quartos padrão devem ser o tipo de quarto exigido e indique claramente se sua empresa cobrirá as tarifas de frigobar, custos de Wi-Fi, etc.
Refeições
Dependendo da cultura de sua empresa, você pode ser tão explícito quanto quiser com sua política de refeições. Muitas empresas acham mais fácil oferecer uma ajuda de custo diária que cobre café da manhã, almoço e jantar, mas sua política deve incluir uma declaração sobre bebidas alcoólicas - geralmente para esclarecer que elas serão a cargo do funcionário, a menos que ele esteja com um cliente.
Gorjeta
Muitas políticas de viagens corporativas cobrem gorjetas até 20%, mas somente quando já foi incluída na conta como taxa de serviço. Se um viajante de negócios decide acrescentar uma gorjeta para qualquer outra coisa, ela deve estar fora de seu próprio bolso, ou a critério de um gerente.
Entretenimento
O entretenimento pode cobrir alimentação, bebida ou qualquer outro tipo de hospitalidade. A maneira mais eficaz de administrar as despesas de entretenimento é estabelecendo um limite ou intervalo, e aconselhando que a aprovação gerencial será necessária para qualquer reembolso acima e além deste valor.
Como prever seu orçamento
Usar dados sobre o comportamento do viajante e despesas anteriores é a chave para estabelecer previsões inteligentes para seu orçamento anual de despesas. Diferentes funcionários viajarão de diferentes maneiras, para diferentes locais e em diferentes freqüências. Entretanto, ter dados sobre o custo médio de vôo por milha, assim como os custos noturnos de hotel, refeições e transporte terrestre, significa que você pode prever com precisão e antecipar seu orçamento de despesas para o ano seguinte.
Estabelecendo limites de despesas
Na maioria das vezes, os viajantes a negócios querem fazer o que é certo para sua empresa - e muitas empresas descobrem que dar aos funcionários o controle sobre seus próprios gastos pode realmente reduzir os gastos excessivos. Encontre um meio-termo feliz ao dar aos funcionários o controle enquanto estabelece limites-chave.
Por exemplo, as despesas com refeições podem ser definidas como uma mesada geral por dia, dando ao funcionário a escolha de quanto gastar individualmente no café da manhã, almoço e jantar.
Quando se trata de reservar hospedagem, dê aos funcionários a escolha de um quarto padrão em qualquer hotel com uma certa classificação de estrelas ou um preço máximo por noite.
Para o transporte terrestre, uma política de viagens corporativas deve aconselhar claramente os funcionários a escolherem o método mais econômico, considerando o tempo de viagem. A maioria dos viajantes a negócios aceitarão ficar restritos a viagens de curta distância em economia de vôo.
Tratamento de reclamações de despesas
É importante que os viajantes a negócios tenham um método claramente definido para reclamar o reembolso de suas despesas. Peça-lhes que preencham um relatório de despesas para a data, montante, categoria, local e finalidade comercial de sua reivindicação - e decida se deseja que eles apresentem recibos de todas as suas despesas, ou apenas aquelas que excedam um determinado montante.
Dê a seus funcionários um prazo para apresentar despesas - isto ajudará sua empresa a manter um fluxo de caixa estável e preciso. Da mesma forma, avise-os quando puderem esperar que o dinheiro seja creditado de volta em suas contas. Dependendo do valor gasto, pode ser uma boa idéia esclarecer quem irá aprovar suas despesas em cada caso.
Estabelecendo suas diretrizes e procedimentos
Não há uma política uniforme de viagens corporativas. Se sua política não se adequa à natureza de sua organização, é improvável que ela venha a atender às expectativas de suas partes interessadas. Fundamentalmente, sua política e procedimentos de viagem devem ser adaptados à cultura de sua empresa e ser flexíveis em relação às necessidades de seus funcionários, indústria e economia. Eles também precisam ser amplamente difundidos e compreendidos.
Suas diretrizes e procedimentos ajudarão seus viajantes de negócios a tomar decisões dentro da estrutura de sua política de viagens corporativas. Eles devem incluir procedimentos para todas as reservas - afinal de contas, é importante que os funcionários estejam claros sobre o que se espera deles em cada ponto de sua viagem de negócios.
Também pode ser necessário incluir uma seção sobre as conseqüências de não seguir as diretrizes e procedimentos estabelecidos.
Considerando os procedimentos de segurança e proteção
A segurança, proteção e bem-estar dos funcionários deve estar no centro de toda política de viagens corporativas. Enquanto estiverem envolvidos em viagens de negócios, seus funcionários são de sua responsabilidade, portanto é crucial que sua política tenha procedimentos em vigor que possam responder habilmente a riscos pessoais, condições climáticas severas ou agitação política em um país estrangeiro.
Destaque como é importante que seus funcionários leiam seu documento de política de viagens corporativas para sua própria segurança e esclareçam o que eles precisam fazer em uma situação de emergência e quem devem contatar. Se seus funcionários estiverem voando regularmente para países de alto risco, organize treinamento adicional de segurança e proteção em viagens. Trabalhamos de perto com a SOS Internacional para oferecer assistência médica e de segurança aprimorada, e manter seus funcionários seguros na estrada.
Dê uma olhada em como apoiaremos seus funcionários em todas as etapas de sua jornada.
Entregar a política de viagens aos funcionários
Uma vez que você tenha escrito sua política de viagens corporativas, você precisa se certificar de que seus funcionários a leiam e compreendam. Quer você escolha entregar a política em um documento impresso, via intranet ou em um e-mail, há algumas maneiras gerais de garantir que ela seja comunicada da maneira mais eficaz possível.
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