Mesmo no nosso mundo pós-digital, há alguns itens físicos de que não se pode prescindir - especialmente numa viagem de negócios. Esqueça o seu passaporte e não vai embarcar no seu voo. Esqueça o seu telefone ou portátil e vai ter dificuldade em comunicar com os seus colegas e clientes. Esqueça documentos comerciais importantes e poderá estar a arriscar qualquer coisa, desde a sua reputação profissional a uma relação com o cliente. Todos estes são erros fáceis de cometer, mas pode ver quanto custariam ao seu negócio para corrigir - e causar-lhe stress no processo.
Este útil guia explica como fazer as malas para uma viagem de negócios - dando-lhe mais tempo para se concentrar na sua reunião ou naquela grande conferência em que está a apresentar. Aqui estão 10 itens essenciais a incluir na sua lista de embalagem para uma viagem de negócios.
1. Documentos de viagem
O item mais importante na sua lista de embalagem de viagens de negócios é o seu passaporte, sem o qual não poderá pôr os pés num avião. É uma boa ideia guardar todos os seus documentos de viagem - incluindo reservas de qualquer companhia aérea, confirmações de hotel e detalhes de aluguer de automóveis - num único local seguro. Dessa forma, pode aceder a eles rapidamente assim que precisar deles, evitando aquele momento de pânico em que não consegue encontrar o seu cartão de embarque.
2. Portátil ou comprimido
Levar consigo um computador portátil ou um comprimido na sua viagem é uma óptima forma de se manter produtivo. Quer esteja a rever uma apresentação ou a digitar notas pós-reunião, a utilização de um portátil ou tablet para trabalhar enquanto está em viagem fará realmente com que o seu tempo de viagem seja importante. Quaisquer que sejam os dispositivos electrónicos que considere mais úteis - não se esqueça de embalar os carregadores relevantes. Os adaptadores são indispensáveis se estiver a viajar para o estrangeiro, por isso tente apanhar um antes da sua viagem - poupa-lhe tempo e dinheiro em comparação com a compra de um no aeroporto.
3. Telefone
Os telefones são um elemento essencial na vida empresarial moderna. Sem um, terá realmente dificuldade em comunicar com os seus colegas ou com o seu cliente, e eles podem também ajudá-lo a manter-se organizado. Descarregue uma aplicação de viagens empresariais como myCWT™ e poderá sincronizar o seu telefone com o seu calendário de trabalho para lhe dar os lembretes necessários para se manter fiel ao seu horário de trabalho e itinerário de viagem.
4. Acesso Wi-Fi
Pense em opções sem fios se precisar de trabalhar remotamente, navegar no seu destino, ou falar com a sua família em casa. O acesso Wi-Fi em quartos de hotel nem sempre é gratuito. Em certos hotéis, a Internet nos quartos pode vir com uma taxa diária elevada, que é equivalente ao que pode pagar num mês com um cartão sem fios. Todas as principais operadoras telefónicas vendem cartões de Internet - e também pode utilizá-los em diferentes aparelhos, enquanto que a rede Wi-Fi de um hotel muitas vezes cobre apenas um aparelho. Em alternativa, inscreva-se no CWT Hotel Intel™ e poderá consultar um directório de hotéis globais e ler as opiniões dos próprios viajantes. Isto permitir-lhe-á ver quais os hotéis com melhor classificação em termos de opções Wi-Fi - permitindo-lhe fazer uma escolha informada sobre onde ficar.
5. Vestuário e acessórios
Traga a roupa certa. Estar armado com o casaco mais apropriado, um par de sapatos ou acessórios pode fazer toda a diferença quando se está a preparar para um itinerário cheio de encravamentos - e mesmo aquelas bebidas espontâneas de última hora, que são óptimas para networking. É provável que tenha de embalar uma mistura de roupa formal de negócios e vestuário casual, juntamente com roupa interior, meias e pijamas. Tenha em mente o tempo no seu destino - se estiver molhado e ventoso, vai desejar ter embalado um guarda-chuva de viagem e uma capa de chuva. Lembre-se que artigos de higiene pessoal tais como champô, amaciador e pasta de dentes podem não ser fornecidos no seu hotel - por isso traga o seu próprio por via das dúvidas.
6. Carteira ou bolsa
Recordar a sua carteira ou bolsa é um imperativo absoluto. Sem ela terá dificuldade em pagar qualquer coisa na sua viagem de negócios, causando a si próprio dores de cabeça desnecessárias. Mesmo que seja provável que esteja a fazer a maioria dos seus pagamentos por cartão, é sempre bom ter trocos soltos e pequenas notas para artigos mais pequenos. Como regra geral, pegue apenas no que precisar, como os cartões que precisa de usar, e leve apenas um pequeno punhado de moeda local - limitará os danos se a sua carteira ou bolsa se perder ou for roubada. Certifique-se de que tem a sua carteira ou bolsa perto da mão - talvez num casaco ou bolso de calças - para que a possa recuperar facilmente quando precisar.
7. Hálito Fresco Menta
Quando se encontra alguém pela primeira vez no mundo dos negócios, é importante causar uma forte primeira impressão. Nunca se sabe quem se pode encontrar - e se essa pessoa é um cliente ou uma ligação potencialmente importante, não se quer preocupar com o mau hálito. É fácil ignorar este essencial - por isso não se esqueça de embalar algumas pastilhas de menta para mastigar em intervalos regulares e particularmente após as refeições.
8. Folhetos impressos
Pergunte-se: de que documentos de trabalho precisa para a sua viagem de negócios? Quer sejam folhetos de apresentação ou agendas de reuniões, são uma parte importante de qualquer lista de controlo de viagens de negócios. Claro, provavelmente haverá um lugar para os imprimir no seu destino, mas não deixe isso ao acaso. Não demorará um minuto a imprimir e embalar os folhetos de que precisa, e sentir-se-á muito melhor sabendo que os tem consigo quando chegar ao seu destino.
9. Material de escritório
Pense no tipo de papel de carta que precisará de levar consigo. Parece simples, mas se a sua viagem de negócios envolver uma reunião de clientes, precisará de uma caneta e um bloco de notas para gravar quaisquer pontos de acção e certificar-se de que parece organizado. Pense em que outros materiais de escritório precisa de incluir na sua lista de embalagem da viagem de negócios - notas adesivas para se colocar rapidamente em lembretes visuais, clipes para manter os seus documentos juntos, e pastas para os proteger de danos. Não precisa de levar consigo uma loja de material de escritório inteira - mas alguns artigos úteis irão realmente ajudar.
10. Cartões de visita
Mesmo que pretenda apenas encontrar-se com caras conhecidas, não pode deixar cartões de visita fora da sua lista de embalagem de viagens de negócios. Nunca se sabe quando irá encontrar alguém que possa ser uma grande adição à sua rede - e nesses casos, vai querer ter a certeza de que eles podem entrar em contacto consigo. Traga um generoso fornecimento de cartões de visita para que não se esgote, e guarde-os nos seus bolsos, pasta, carteira ou carteira, para que esteja sempre preparado quando fizer uma ligação. Os cartões de visita são essenciais se for a uma conferência - e também fazem grandes crachás.
Uma vez assinalado cada um destes elementos da sua lista de verificação de viagens de negócios, não se esqueça de verificar e verificar duas vezes.
Embalagem para uma viagem nocturna
Se estiver a fazer as malas para uma viagem nocturna, faça as malas apenas para bagagem de mão. Isto irá poupar-lhe tempo quando chegar e eliminar o risco de perder a sua bagagem de mão. Como tal, deve procurar manter a sua lista de bagagem de viagem de negócios no mínimo, levando uma muda de roupa e artigos de higiene pessoal essenciais, o seu telefone, portátil e um bloco de notas e caneta. Deve também informar as pessoas-chave onde se encontra, certificando-se de que o seu gestor de viagens conhece o seu itinerário de viagem de negócios, e levar o mínimo de cartões e moeda na sua carteira ou carteira.
Viajar durante 3, 4 ou 5 dias
A sua lista de controlo de viagens de negócios será claramente mais extensa para uma viagem que dura alguns dias. Para além do essencial da viagem nocturna acima, necessitará de uma combinação de roupa inteligente e casual. Se viajar entre destinos diferentes, considere de onde vem o seu acesso à Internet - um cartão Wi-Fi ou hotspot é a sua chave para se manter produtivo e ligado às pessoas certas.
